فيسبوك تويتر
esmartjob.com

كيف تحول مكتبك غير المنظم إلى مكتب فعال ومنتج

تم النشر في يمشي 12, 2023 بواسطة Raphael Corns

هناك بعض الإجراءات اللازمة التي يجب أن تكون موجودة للتأكد من أن مكان عملك يعمل مثل الساعة.

هل فهمت أنه يمكنك الحصول على ساعات أخرى في يومك بالكامل لأولئك الذين لديهم مكتب منظم.

دعنا نستمر في ذلك بشكل فردي ونظهر في كل واحدة من الأنظمة المختلفة في مكان عملك.

لنبدأ بالنظر في نظام هاتفك:

  • هل لديك شخص يجيب على الهاتف لك
  • هل ستحتاج إلى شخص ما على أساس بدوام كامل للرد على الهاتف أو أن شخصًا بدوام جزئي أو ربما يعمل VA أفضل
  • إذا كنت الشخص الذي يجيب على الهاتف-هل تضيع حاليًا وقتًا ثمينًا للرد على المكالمات طوال اليوم-#

  • كيف عدة ساعات في اليوم التي تقصدها حاليًا للهاتف
  • هل ستصبح هذه المرة أكثر فعالية إذا تم إنفاقها مع العملاء؟
  • إذا كنت تقضي وقتًا كبيرًا على الهاتف ، فربما يجب عليك النظر في نشر ساعات محددة على موقع الويب الخاص بك فيما يتعلق إذا كنت متاحًا للتشاور مع العملاء ودعوة بريدك الصوتي للحصول على إذا لم تكن
  • |- |

    بعد ذلك ، سنلقي نظرة على نظام البريد الإلكتروني الخاص بك. بصفتنا الشركات ، نتلقى مجموعة كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني بشكل منتظم ، بعضها من العملاء والعملاء والبريد العشوائي وما إلى ذلك ، يمكننا قضاء ساعات كل يوم في الذهاب مباشرة عبر بريدنا الإلكتروني غير المنتج.

    إذن كيف نغير ذلك؟

  • يمكنك إنشاء عوامل تصفية في بريدك الإلكتروني من أجل أن يذهب البريد العشوائي مباشرة إلى مجلد غير مرغوب فيه
  • يمكنك أيضًا القيام بذلك لرسائل البريد الإلكتروني الأخرى التي تحصل عليها-النشرات الإخبارية ، الفواتير ، السير الذاتية ، التسويق ، المدونات ، المقالات ، إلخ#

  • عندما تحصل على بريد إلكتروني ، خذ الوقت وقرر ما تريده فيما يتعلق به - حذفه ، ووضعه في مجلد ، والإجابة عليه.
  • تحقق من بريدك الإلكتروني في بعض الأحيان على مدار اليوم وإلا ستكتشف نفسك التوقف وبدء المهام مرة أخرى ، وهو وقت غير منتظم
  • الآن سنتحقق من مقدار الورق الذي لديك في مكان عملك. هذا هو المكان الذي تحدث فيه معظم الفوضى

  • قم بتبديل الفواتير الخاصة بك إلى e bills حيثما أمكن
  • إرسال الفواتير إلكترونيًا
  • حافظ على معلومات مفصلة على جهاز الكمبيوتر الشخصي الخاص بك في المجلدات الفردية واستمر في الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطي في مكان آمن ، ويفضل أن يكون من مكتبك
  • قم بتوزيع الأوراق الخاصة بك على أساس أسبوعي - انظر إلى كل القليل من الورق وتحديد كيفية المتابعة معها - رميها أو تقديمها. بمجرد مطابقة ملفك ، يصبح الأمر أقل من مهمة مروعة.
  • قم بإعداد الملفات بمفردك بحيث يتم تقديم جميع الأعمال الورقية التي لديك بشكل صحيح-تعمل الملفات المشفرة بالألوان بشكل جيد وسهلة الاستخدام
  • قم بإعداد قوالب للمكتب حتى لا تحتاج إلى تطوير صفحة فاتورة/فاكس جديدة في كل مرة
  • من الضروري أن ينطوي أصحاب الأعمال على نوع من نظام إدارة التقويم. لا يمكنك حقًا أن تتذكر كل شيء - نعم ، حتى المساعدين الظاهريين ينسون الأشياء.

  • إذا كان لديك مساعد ، فاحرص على إعداد هذه الأشياء تقويمًا للمواعيد والتواريخ المهمة والفواتير التي سيتم دفعها وما إلى ذلك ، وأيضًا أن تُخبرهم بالبريد الإلكتروني
  • أو يمكنك جعلهم يقومون بإنشاء تقويم مشترك بحيث يكون لديك القدرة على عرضه بمجرد اختيارك. Outlook مثالية لهذا أو يتضمن Yahoo نظام تقويم مشترك أيضًا.
  • جعلنا مخزون يساعدنا على تسليط الضوء على الواجب في متناول اليد

  • في بداية كل يوم ، خذ وقتًا لإنشاء مجموعة مما تفضل إنجازه في ذلك اليوم.
  • إذا كنت ترغب في ذلك ، فيمكنك إنشاء القائمة بحلول نهاية يوم واحد ليوم آخر
  • يمكنك أيضًا دمج هذا مع PDA الخاص بك أو Outlook الخاص بك حتى تتابع مهام معينة
  • أخيرًا ، يجب أن نلقي نظرة على أي تصميم مكتب قد يعيق في بعض الأحيان إنتاجيتك أيضًا:

  • تأكد من أن كل شيء قريب ، لذا لا تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في العثور على الأشياء-خزانة الملفات ، واللوازم ، والطابعة ، ومعلومات العميل ، وهاتفك ، إلخ
  • إذا كنت مقرها في المنزل ، فأنت لا تحتاج بالضرورة إلى الحصول على مستلزماتك في نفس منطقة مكان عملك تمامًا ، ومع ذلك فهي تساعد إلا إذا كنت بحاجة إلى التجول في المنزل بأكمله حتى طابق آخر للحصول على بعض الحبر!
  • استثمر في نظام إضاءة أو إضاءة ممتاز حتى يكون لديك الكثير من الضوء يتدفق في
  • حاول أيضًا أن يكون لديك غرفة مغلقة إلى حد ما بمجرد مغادرتك بحلول نهاية يومك ، يمكنك إغلاق المدخل وكذلك يوم عملك انتهى
  • باب يحافظ أيضًا على الانحرافات والضوضاء - لن تجد شيئًا أسوأ من التواجد على الهاتف مع المتقاض ويبدأ كلبك في النباح في الخلفية ، فهو لا يوفر عمومًا عميلك المحتملة صورة متخصصة عن عمل!
  • إذا وضعت جميع الأنظمة المذكورة أعلاه ، فقد يكون مكتبك أكثر إنتاجية وأقل إرهاقًا!.