So Verwandeln Sie Ihr Unorganisiertes Büro In Ein Effizientes, Produktives Büro
Verfasst am Oktober 12, 2023 von
Raphael Corns
Es gibt einige notwendige Verfahren, die vorhanden sein müssen, um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitsplatz wie Uhrwerk funktioniert.
Haben Sie verstanden, dass Sie in Ihrem ganzen Tag viel mehr Stunden für diejenigen gewinnen können, die ein organisiertes Büro haben?
Lassen Sie uns es einzeln fortsetzen und in jedem der verschiedenen Systeme an Ihrem Arbeitsplatz aussehen.
Beginnen wir mit Ihrem Telefonsystem:
Hast du jemanden, der für dich das Telefon beantwortetBenötigen Sie jemanden in Vollzeitbasis, um das Telefon zu beantworten, oder würde eine Teilzeit oder eine VA-Arbeit besserWenn Sie der individuelle Beantwortung des Telefons sind-verschwenden Sie derzeit wertvolle Zeit, um den ganzen Tag an Anrufe zu beantworten.#Wie mehrere Stunden am Tag sind Sie derzeit für das TelefonWürde diesmal effektiver, wenn es mit Kunden verbracht worden wäre?Wenn Sie eine beträchtliche Zeit am Telefon verbringen, sollten Sie sich möglicherweise ansehen, um bestimmte Stunden auf Ihrer eigenen Website zu veröffentlichen, wenn Sie mit Kunden konsultieren und Ihre Voicemail einladen können, um zu erhalten, wenn Sie nicht |-- |
Als nächstes schauen wir uns Ihr E -Mail -System an. Als Unternehmen erhalten wir regelmäßig eine große Auswahl an E -Mails, einige stammen von Kunden, Kunden, Spam usw., wir können jeden Tag Stunden durch unsere E -Mail verbringen, die eine unproduktive Zeit ist.
Wie ändern wir das?
Sie können Filter in Ihrer E-Mail erstellen, damit Spam direkt in einen Junk-Ordner geht.#Sie können dies auch für andere E-Mails tun, die Sie erhalten-Newsletter, Abrechnung, Lebensläufe, Marketing, Blogs, Artikel usw.-#Wenn Sie eine E -Mail erhalten, nehmen Sie sich die Zeit und entscheiden Sie, was Sie in Bezug auf sie möchten - löschen Sie sie, stecken Sie sie in einen Ordner, beantworten Sie ihn.Überprüfen Sie Ihre E-Mails manchmal den ganzen Tag über den ganzen Tag, da Sie sonst feststellen, dass Sie die Aufgaben anhalten und wieder anfangen. Dies ist eine unproduktive ZeitJetzt werden wir herausfinden, wie viel Papier Sie an Ihrem Arbeitsplatz haben. Hier kommt der größte Teil des Chaos auf
Wechseln Sie Ihre Rechnungen auf E-Bills, wo möglichRechnungen elektronisch sendenBehalten Sie detaillierte Informationen auf Ihrem PC in einzelnen Ordnern und behalten Sie weiterhin einen sicheren Ort auf, vorzugsweise in Ihrem BüroMachen Sie Ihre Unterlagen wöchentlich - schauen Sie sich jedes kleine Stück Papier an und entscheiden Sie, wie Sie damit fortfahren - werfen Sie es raus oder stellen Sie sie ein. Sobald Sie Ihre Einreichung entsprechen, wird es weniger zu einer schrecklichen Aufgabe.Richten Sie die Dateien selbst ein, damit alle Papierkram, die Sie haben, korrekt eingereicht werden-farbcodierte Dateien funktionieren gut und sind super einfach zu verwenden#-Richten Sie Vorlagen für das Büro ein, damit Sie nicht jedes Mal eine neue Rechnung/Faxseite entwickeln müssenEs ist unbedingt erforderlich, dass Geschäftsinhaber eine Art Kalendermanagementsystem einbeziehen. Sie können sich nicht wirklich an alles erinnern - ja, selbst virtuelle Assistenten vergessen Dinge.
Wenn Sie einen Assistenten haben, halten Sie diese Dinge einen Kalender für die Termine, wichtigen Daten, Rechnungen ein, die bezahlt werden müssen, und lassen Sie sie auch E-Mail-Erinnerungen an SieOder Sie können sie einen gemeinsam genutzten Kalender erstellen lassen, sodass Sie nach Ihrer Auswahl die Möglichkeit haben, ihn anzuzeigen. Outlook ist ideal dafür oder Yahoo enthält auch ein gemeinsames Kalendersystem.Das Erstellen eines Inventars hilft uns, die zum vorliegende Pflicht ins Rampenlicht zu stellen
Nehmen Sie sich zu Beginn eines jeden Tages Zeit, um einen Satz von dem zu erstellen, was Sie an diesem Tag bevorzugen werden.Wenn Sie mögen, können Sie die Liste bis zum Ende des Tages für einen weiteren Tag erstellenSie können dies auch zusammen mit Ihrer PDA oder Ihrem Outlook integrieren, damit Sie bestimmte AufgabenSchließlich werden wir uns jedes Büro-Layout ansehen, das manchmal auch Ihre Produktivität behindern kann:
Stellen Sie sicher, dass alles in der Nähe ist, sodass Sie nicht einige Zeit damit verbringen müssen, Dinge zu finden-Kabinett, Vorräte, Drucker, Kundeninformationen, Ihr Telefon usw.-#Wenn Sie zu Hause basieren, müssen Sie nicht unbedingt Ihre Vorräte in genau dem gleichen Bereich wie Ihr Arbeitsplatz haben. Dennoch hilft es, es sei denn, Sie müssen durch das ganze Haus vollständig bis zu einem anderen Stockwerk wandern, um etwas Tinte zu erhalten!Investieren Sie in ein ausgezeichnetes Licht- oder Beleuchtungssystem, damit Sie viel Licht inhaben
Versuchen Sie und haben Sie auch ein geschlossenes Zimmer, damit Sie, sobald Sie bis zum Ende Ihres Tages gehen, den Eingang schließen und Ihr Arbeitstag überEine Tür hält auch Ablenkungen und Geräusche aus - Sie werden nichts Schlimmeres finden, als mit Prozessanwälten telefonieren, und Ihr Hund beginnt in der Kulisse zu bellen. Im Allgemeinen bietet es Ihrem potenziellen Kunden kein spezielles Bild von seinem eigenen Geschäft!Wenn Sie alle oben genannten Systeme einrichten, kann Ihr Büro viel produktiver und weniger stressiger sein!
