Cómo Transformar Su Oficina Desorganizada En Una Oficina Eficiente Y Productiva
Publicado en Octubre 12, 2023 por
Raphael Corns
Hay algunos procedimientos necesarios que deben estar en su lugar para asegurarse de que su lugar de trabajo funcione como un reloj.
¿Entendió que podría ganar muchas más horas en todo su día para aquellos que tienen una oficina organizada?
Veamos individualmente y aparece en cada uno de los diferentes sistemas de su lugar de trabajo.
Comencemos considerando su sistema telefónico:
¿Tienes a alguien que responda al teléfono por ti¿Necesitará a alguien a tiempo completo para contestar el teléfono o una persona a tiempo parcial o tal vez un VA funcione mejorSi eres el individuo respondiendo al teléfono, actualmente está perdiendo tiempo precioso respondiendo llamadas todo el día¿Cómo varias horas al día estás desembolsando actualmente para el teléfono¿Esta vez se volvería más efectivo si se hubiera gastado con los clientes?Si pasa un tiempo considerable por teléfono, tal vez debería buscar publicar horas específicas en su propio sitio web con respecto a si está disponible para consultar con los clientes e invitar a su correo de voz a obtener si no es |---- |
A continuación, echaremos un vistazo a su sistema de correo electrónico. Como empresas, recibimos una gran selección de correos electrónicos de forma regular, algunas son de clientes, clientes, spam, etc., podemos pasar horas cada día pasando por nuestro correo electrónico que es un tiempo improductivo.
Entonces, ¿cómo cambiamos eso?
Puede crear filtros en su correo electrónico para que el spam vaya directamente a una carpeta de basuraTambién puede hacer eso para otros correos electrónicos que reciba: boletines, facturación, currículums, marketing, blogs, artículos, etc.#+N.
Consulte su correo electrónico a veces durante todo el día, de lo contrario, se descubrirá que se detiene y comienza las tareas nuevamente que es tiempo improductivoAhora veremos cuánto papel tiene en su lugar de trabajo. Ahí es donde ocurre la mayoría del caos
Cambie sus facturas a facturas electrónicas cuando sea posibleEnviar facturas electrónicamenteMantenga información detallada en su computadora personal en carpetas individuales y continúe manteniendo una copia de seguridad en algún lugar seguro, preferiblemente de su oficinaFile su papeleo semanalmente: mire cada pequeño papel y decida cómo continuar con él, tírelo o archivarlo. Tan pronto como coincida con su presentación, se convierte en una tarea menos horrible.Establezca archivos por su cuenta para que todo el papeleo que tenga se archiva correctamente: los archivos codificados de colores funcionan bien y son muy fáciles de usarConfigurar plantillas para la oficina, por lo que no necesita desarrollar una nueva página de factura/fax cada vezEs imperativo que los dueños de negocios involucren algún tipo de sistema de gestión de calendario. Realmente no puedes recordar todo, sí, incluso los asistentes virtuales olvidan las cosas.
Si tiene un asistente, mantenga estas cosas configurar un calendario para las citas, fechas importantes, facturas a pagar, etc. y también les envíe recordatorios por correo electrónicoO podría hacer que creen un calendario compartido para que tenga la capacidad de verlo una vez que lo elija. Outlook es ideal para esto o Yahoo incluye un sistema de calendario compartido también.Hacer un inventario nos ayuda a destacar el deber en cuestión
Al comienzo de cada día, tómese el tiempo para hacer un conjunto de lo que preferirá lograr ese día.Si quieres puedes hacer la lista al final del día de uno para otro díaTambién puede incorporar esto junto con su PDA o su perspectiva para que haga un seguimiento de ciertas tareasFinalmente, echaremos un vistazo a cualquier diseño de oficina que a veces también pueda obstaculizar su productividad:
Asegúrese de que todo esté cerca para que no necesite pasar algún tiempo buscando cosas: archivado, suministros, impresora, información del cliente, su teléfono, etc.Si está basado en el hogar, no necesariamente necesita tener sus suministros en exactamente la misma área que su lugar de trabajo, sin embargo, ayuda a menos que necesite pasear por toda la casa por completo a otro piso para obtener algo de tinta.Invierta en un excelente sistema de luz o iluminación para que tenga mucha luz que fluya enIntente y también tenga una habitación cerrada para que una vez que salga al final de su día, cierre la entrada y su jornada de trabajo ha terminadoUna puerta también mantenga fuera de las distracciones y ruidos: no encontrará nada peor que estar en el teléfono con litigantes y su perro comienza a ladrar en el fondo, generalmente no proporciona a su cliente potencial una imagen especializada de uno ¡negocio!Si coloca todos los sistemas anteriores configurados, ¡su oficina puede ser mucho más productiva y mucho menos estresante!
