چگونه می توان دفتر سازمان یافته خود را به یک دفتر کارآمد و کارآمد تبدیل کرد
ارسال شده در ممکن است 12, 2023 توسط
Raphael Corns
برخی از روشهای لازم وجود دارد که برای اطمینان از اینکه محل کار شما مانند کار ساعت کار می کند ، باید وجود داشته باشد.
آیا فهمیدید که می توانید در کل روز خود برای کسانی که یک دفتر سازمان یافته دارند ، ساعتهای بیشتری کسب کنید.
بیایید به صورت جداگانه به آن بپردازیم و در هر یک از سیستم های مختلف در محل کار شما ظاهر شود.
بیایید با در نظر گرفتن سیستم تلفن خود شروع کنیم:
آیا کسی دارید که تلفن را برای شما پاسخ دهدآیا به طور تمام وقت به کسی نیاز خواهید داشت تا به تلفن پاسخ دهد یا یک شخص پاره وقت یا شاید یک VA بهتر کار کنداگر شما فردی هستید که به تلفن پاسخ می دهید-آیا در حال حاضر وقت گرانبها را برای پاسخ به تماس ها در تمام روز تلف می کنیدچقدر در حال حاضر چند ساعت در حال حاضر برای تلفنآیا این بار در صورت صرف هزینه با مشتری ، مؤثرتر می شود؟اگر وقت قابل توجهی را از طریق تلفن می گذرانید ، شاید باید به دنبال ارسال ساعات خاص در وب سایت خود باشید که در صورت وجود مشورت با مشتری ها و دعوت نامه صوتی خود برای دریافت اگر# |--دعوت کنید. |
بعد نگاهی به سیستم ایمیل شما خواهیم داشت. به عنوان شرکت ها ، ما به طور منظم انتخاب عظیمی از ایمیل ها را دریافت می کنیم ، برخی از آنها از مشتری ، مشتری ، اسپم و غیره هستند ، ما می توانیم هر روز ساعت ها را صرفاً از طریق ایمیل خود بگذرانیم که زمان غیرمولد است.
بنابراین چگونه می توانیم آن را تغییر دهیم؟
شما می توانید فیلترها را در ایمیل خود ایجاد کنید تا اسپم مستقیم به یک پوشه ناخواستهشما همچنین ممکن است این کار را برای سایر ایمیل های دریافت شده انجام دهید-خبرنامه ، صورتحساب ، رزومه ، بازاریابی ، وبلاگ ها ، مقالات و غیرهوقتی یک ایمیل به دست می آورید ، وقت بگذارید و تصمیم بگیرید که در مورد آن چه می خواهید - آن را حذف کنید ، آن را درست در یک پوشه قرار دهید ، به آن پاسخ دهید.ایمیل خود را در بعضی مواقع در طول روز بررسی کنید در غیر این صورت خود را در حال متوقف کردن و شروع دوباره وظایف خود خواهید بود که زمان غیرمولد استاکنون ما فقط باید بررسی کنیم که چقدر کاغذ در محل کار خود دارید. این جایی است که بیشتر هرج و مرج رخ می دهد
صورتحساب های خود را در صورت امکانارسال فاکتورها به صورت الکترونیکیاطلاعات مفصلی را در مورد رایانه شخصی خود در پوشه های جداگانه نگه دارید و همچنان در جایی ایمن نگه دارید ، ترجیحاً از دفتر خودمدارک خود را به صورت هفتگی ثبت کنید - به هر کمی کاغذ نگاه کنید و تصمیم بگیرید که چگونه با آن ادامه دهید - آن را بیرون بیاورید یا آن را ثبت کنید. به محض اینکه با تشکیل پرونده خود مطابقت داشته باشید ، کمتر از یک کار وحشتناک می شود.پرونده ها را به تنهایی تنظیم کنید تا تمام مدارکی که انجام می دهید به درستی ثبت شود-پرونده های کدگذاری شده با رنگ به خوبی کار می کنند و استفاده بسیار آسان برای استفاده ازالگوهای تنظیم شده را برای دفتر تنظیم کنید ، بنابراین لازم نیست هر بار |-++| ضروری است که صاحبان مشاغل نوعی سیستم مدیریت تقویم را درگیر کنند. شما واقعاً نمی توانید همه چیز را به خاطر بسپارید - بله ، حتی دستیاران مجازی چیزها را فراموش می کنند.
اگر یک دستیار دارید ، این موارد را برای قرار ملاقات ها ، تاریخ های مهم ، صورتحساب های پرداخت شده و غیره تنظیم کنید و همچنین برای آنها یادآوری ایمیل کنید# یا می توانید آنها را به یک تقویم مشترک بسازید تا بتوانید پس از انتخاب ، آن را مشاهده کنید. چشم انداز برای این ایده آل است یا یاهو شامل یک سیستم تقویم مشترک نیز است.ایجاد موجودی به ما کمک می کند تا وظیفه مورد نظر را مورد توجه قرار دهیم
در شروع هر روز ، وقت بگذارید تا مجموعه ای از آنچه را که ترجیح می دهید آن روز را انجام دهید ، بسازید.اگر دوست دارید ممکن است تا پایان روز یک روز را برای یک روز دیگرشما همچنین ممکن است این را همراه با PDA یا چشم انداز خود درج کنید ، بنابراین در مورد برخی از وظایفسرانجام نگاهی به هر طرح اداری خواهیم داشت که ممکن است گاهی اوقات باعث افزایش بهره وری شما شود:
اطمینان حاصل کنید که همه چیز نزدیک است ، بنابراین لازم نیست مدتی را صرف پیدا کردن چیزها کنید-ثبت نام کابینت ، لوازم ، چاپگر ، اطلاعات مشتری ، تلفن شما و غیرهاگر در خانه هستید ، لزوماً نیازی به تهیه منابع خود در همان منطقه با محل کار خود ندارید ، با این وجود این کمک می کند ، مگر اینکه برای بدست آوردن جوهر نیاز به سرگردانی کامل در کل خانه داشته باشید!در یک سیستم نور یا روشنایی عالی سرمایه گذاری کنید ، بنابراین نور زیادی درسعی کنید و همچنین یک اتاق بسته داشته باشید تا به محض اینکه تا پایان روز خود را ترک کنید ، ورودی را می بندید و همچنین روز کاری شما تمام می شودیک درب همچنین حواس پرتی و سر و صداها را حفظ کنید - شما هیچ چیز بدتر از بودن در تلفن با شاکی و همچنین سگ شما شروع به پارس کردن در پس زمینه می کنید ، به طور کلی این مشتری بالقوه شما را در اختیار شما قرار نمی دهد و یک تصویر تخصصی از شخص را در اختیار شما قرار نمی دهد کسب و کار!اگر تمام سیستم های فوق را تنظیم کنید ، دفتر شما می تواند بسیار پربارتر و بسیار استرس زا باشد!.
