Il y a certaines procédures nécessaires qui doivent être en place pour vous assurer que votre lieu de travail fonctionne comme un travail d'horlogerie.
Avez-vous compris que vous pourriez gagner beaucoup plus d'heures dans toute votre journée pour ceux qui ont un bureau organisé.
Allons-y individuellement et apparitions dans chacun des différents systèmes de votre lieu de travail.
Commençons par considérer votre système téléphonique:
Avez-vous quelqu'un qui répond au téléphone pour vous avez-vous besoin de quelqu'un À temps plein pour répondre au téléphone ou une personne à temps partiel ou peut-être un VA fonctionne mieux si vous êtes la personne répondant au téléphone - vous gaspillez actuellement précieux le temps de réponse aux appels toute la journée Comment plusieurs heures par jour, êtes-vous actuellement à la sortie du téléphone il avait été dépensé avec les clients? Si vous passez un temps considérable au téléphone, vous devriez peut-être envisager de publier des heures spécifiques sur votre propre site Web si vous êtes disponible pour consulter les clients et inviter votre messagerie vocale à obtenir Si vous n'êtes pas Ensuite, nous allons jeter un œil à votre système de messagerie. En tant qu'entreprises, nous recevons régulièrement une vaste sélection de courriels, certains proviennent de clients, de clients, de spam, etc., nous sommes en mesure de passer des heures chaque jour à passer à travers notre e-mail qui est un temps improductif.
Alors, comment changer cela?
Vous pouvez créer des filtres dans votre e-mail afin que le spam entre directement dans un dossier indé , facturation, curriculum vitae, marketing, blogs, articles, etc. Lorsque vous obtenez un e-mail, prenez le temps et décidez ce que vous aimeriez - supprimez-le, mettez-le directement dans un dossier , répondez-y. Vérifiez votre e-mail à des moments tout au long de la journée, sinon vous découvrirez-vous vous arrêter et recommencer les tâches, c'est du temps improductif Nous allons maintenant vérifier comment Beaucoup de papier que vous avez sur votre lieu de travail. C'est là que la plupart du chaos se produit
transférer vos factures en Bills dans la mesure du possible Envoyer des factures électroniquement ( @) Gardez des informations détaillées sur votre ordinateur personnel dans des dossiers individuels et continuez à garder un endroit en sécurité, de préférence de votre bureau
Déposez vos documents sur une base hebdomadaire - regardez chaque petit Un peu de papier et décidez comment le poursuivre - jetez-le ou déposez-le. Dès que vous faites correspondre votre dépôt, cela devient moins une tâche horrible. Configurez des fichiers par vous-même afin que tous les documents que vous avez sont déposés correctement - les fichiers codés en couleur fonctionnent bien et soient super faciles à utiliser [@ @ ]
Configurer des modèles pour le bureau afin que vous n'ayez pas besoin de développer une nouvelle page de facture / fax à chaque fois Il est impératif que les propriétaires d'entreprise impliquent une sorte de système de gestion de calendrier. Vous ne vous souvenez pas vraiment de tout - oui, même les assistants virtuels oublient les choses.
Si vous avez un assistant, gardez ces choses à configurer un calendrier pour les rendez-vous, des dates importantes, des factures à payer, etc. et leur faire des rappels par e-mail Ou vous pourriez leur faire créer un calendrier partagé afin que vous ayez la possibilité de le visualiser une fois que vous avez choisi. Outlook est idéal pour cela ou Yahoo comprend également un système de calendrier partagé. Faire un inventaire nous aide à mettre en lumière le devoir à portée jour.
Si vous aimez, vous pouvez faire la liste d'ici la fin de la journée pour un autre jour , vous pouvez également l'intégrer avec votre PDA ou vos perspectives pour que vous suivez sur certaines tâches Enfin, nous allons jeter un œil à n'importe quelle disposition de bureau qui peut parfois entraver votre productivité également:
Assurez-vous que tout est à proximité, donc vous n'avez pas besoin de passer du temps à trouver des choses - classeur, fournitures, imprimante, informations du client, votre téléphone, etc. Si vous êtes à la maison, vous n'avez pas nécessairement besoin Pour avoir vos fournitures dans exactement le même domaine que votre lieu de travail, cela aide néanmoins à moins que vous ne deviez vous promener dans toute la maison jusqu'à un autre étage pour obtenir de l'encre! Investissez dans un excellent système d'éclairage ou d'éclairage afin que vous ayez beaucoup de lumière dans Essayez et avez également une pièce fermée dans l'ordre qu'une fois que vous partez à la fin de votre journée, vous fermez l'entrée ainsi que votre journée de travail est terminée Une porte garde également les distractions et les bruits - vous ne trouverez rien de pire que Étant au téléphone avec le plaideur ainsi que votre chien commence à aboyer en toile de fond, il ne fournit généralement pas à votre client potentiel une image spécialisée de son entreprise! Si vous mettez tous les systèmes ci-dessus configurés, votre bureau peut être beaucoup plus productif et beaucoup moins stressant!.
Raphael Corns