Bagaimana-Untuk Mengubah Kantor Anda Yang Tidak Terorganisir Menjadi Kantor Yang Efisien Dan Produktif

Diposting di Februari 12, 2023 oleh

Raphael Corns

Ada beberapa prosedur yang diperlukan yang perlu ada untuk memastikan bahwa tempat kerja Anda bekerja seperti jarum jam.

Apakah Anda mengerti bahwa Anda bisa mendapatkan lebih banyak jam sepanjang hari Anda untuk mereka yang memiliki kantor terorganisir.

Mari kita lanjutkan secara individual dan penampilan di setiap sistem yang berbeda di tempat kerja Anda.

Mari kita mulai dengan mempertimbangkan sistem telepon Anda:

Apakah Anda memiliki seseorang yang menjawab telepon untuk Anda

Apakah Anda akan membutuhkan seseorang secara penuh waktu untuk menjawab telepon atau akan menjadi orang paruh waktu atau mungkin pekerjaan VA yang lebih baik

Jika Anda adalah orang yang menjawab telepon-apakah saat ini Anda membuang-buang waktu yang berharga untuk menjawab panggilan sepanjang hari

Bagaimana beberapa jam sehari Anda saat ini mengeluarkan untuk telepon

Apakah kali ini menjadi lebih efektif jika dihabiskan bersama klien?

Jika Anda menghabiskan banyak waktu di telepon, mungkin Anda harus melihat jam-jam tertentu di situs web Anda sendiri tentang jika Anda tersedia untuk berkonsultasi dengan klien dan mengundang voicemail Anda untuk mendapatkan jika Anda tidak

|-- |

Selanjutnya kita akan melihat sistem email Anda. Sebagai perusahaan, kami menerima banyak pilihan email secara teratur, beberapa berasal dari klien, klien, spam dll, kami dapat menghabiskan berjam -jam setiap hari melewati email kami yang merupakan waktu yang tidak produktif.

Jadi bagaimana kita mengubahnya?

Anda dapat membuat filter di email Anda agar spam langsung masuk ke folder sampah

Anda juga dapat melakukannya untuk email lain yang Anda dapatkan-buletin, penagihan, resume, pemasaran, blog, artikel dll

Saat Anda mendapatkan email, luangkan waktu dan putuskan apa yang Anda sukai - hapus, masukkan langsung ke folder, jawablah.

Periksa email Anda pada waktu sepanjang hari jika tidak, Anda akan menemukan diri Anda berhenti dan memulai tugas lagi yaitu waktu yang tidak produktif

Sekarang kami akan memeriksa berapa banyak kertas yang Anda miliki di tempat kerja Anda. Di situlah sebagian besar kekacauan terjadi

Sakelar tagihan Anda ke e-bills jika memungkinkan

Kirim faktur secara elektronik

Simpan info terperinci di komputer pribadi Anda di folder individual dan terus simpan cadangan di tempat yang aman, lebih disukai dari kantor Anda

Ajukan dokumen Anda setiap minggu - lihat setiap sedikit kertas dan putuskan bagaimana melanjutkannya - buang atau ajukan atau ajukan. Segera setelah Anda mencocokkan pengarsipan Anda, itu menjadi tugas yang mengerikan.

Mengatur file sendiri sehingga semua dokumen yang Anda miliki diajukan dengan benar-file kode warna berfungsi dengan baik dan sangat mudah digunakan

Mengatur templat untuk kantor sehingga Anda tidak perlu mengembangkan halaman faktur/faks baru setiap kali

Sangat penting bahwa pemilik bisnis melibatkan semacam sistem manajemen kalender. Anda tidak dapat benar -benar mengingat semuanya - ya, bahkan asisten virtual melupakan banyak hal.

Jika Anda memiliki asisten, simpan hal-hal ini mengatur kalender untuk janji temu, tanggal penting, tagihan yang harus dibayar dll dan juga memiliki pengingat email kepada Anda

Atau Anda bisa membuat mereka membuat kalender bersama sehingga Anda memiliki kemampuan untuk melihatnya setelah Anda memilih. Outlook sangat ideal untuk ini atau yahoo termasuk sistem kalender bersama juga.

Membuat inventaris membantu kita untuk menyoroti tugas yang ada

Pada awal setiap hari, luangkan waktu untuk membuat serangkaian apa yang akan Anda capai hari itu.

Jika Anda suka, Anda dapat membuat daftar pada akhir hari seseorang untuk hari lain

Anda juga dapat memasukkan ini bersama-sama dengan PDA Anda atau Outlook Anda sehingga Anda menindaklanjuti tugas-tugas tertentu

Akhirnya kita akan melihat tata letak kantor apa pun yang kadang-kadang dapat menghambat produktivitas Anda juga:

Pastikan semuanya sudah dekat sehingga Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk menemukan barang-barang-kabinet arsip, persediaan, printer, informasi klien, ponsel Anda dll

Jika Anda berbasis di rumah, Anda tidak perlu memiliki persediaan di area yang persis sama dengan tempat kerja Anda, namun itu membantu kecuali Anda perlu berkeliaran di seluruh rumah sepenuhnya ke lantai lain untuk mendapatkan tinta!

Investasikan dalam sistem cahaya atau pencahayaan yang sangat baik sehingga Anda memiliki banyak cahaya yang mengalir di

Coba dan juga memiliki kamar tertutup agar begitu Anda pergi pada akhir hari Anda, Anda menutup jalan masuk serta hari kerja Anda selesai

Pintu juga menjaga gangguan dan suara - Anda akan menemukan tidak ada yang lebih buruk daripada berada di telepon dengan penganiaya serta anjing Anda mulai menggonggong di latar belakang, itu umumnya tidak memberikan citra spesialis potensial klien Anda dengan citra spesialis seseorang seseorang bisnis!

Jika Anda memasang semua sistem di atas, kantor Anda bisa jauh lebih produktif dan jauh lebih sedikit stres!.

Menandai: dasar, tagihan, kalender, klien, file, jam, lampu, kantor, telepon, persediaan, sistem, sistem, telepon, hal-hal, tempat kerja