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Come Trasformare Il Tuo Ufficio Non Organizzato In Un Ufficio Efficiente E Produttivo

Pubblicato il Aprile 12, 2023 da Raphael Corns

Ci sono alcune procedure necessarie che devono essere in atto per assicurarsi che il tuo posto di lavoro funzioni come un orologio.

Hai capito che potresti guadagnare molte più ore nell'intera giornata per coloro che hanno un ufficio organizzato.

Andiamo avanti individualmente e apparizione in ognuno dei diversi sistemi del tuo posto di lavoro.

Cominciamo considerando il tuo sistema telefonico:

  • Hai qualcuno che risponde al telefono per te
  • Avrai bisogno di qualcuno a tempo pieno per rispondere al telefono o faresti una persona part-time o forse un lavoro VA meglio
  • Se sei l'individuo che risponde al telefono-stai attualmente perdendo tempo prezioso per rispondere alle chiamate tutto il giorno
  • Come diverse ore al giorno stai attualmente sborsando per il telefono
  • Questa volta diventerebbe più efficace se fosse stato speso con i clienti?
  • Se stai trascorrendo molto tempo al telefono, forse dovresti guardare a pubblicare ore specifiche sul tuo sito Web riguardo se sei disponibile per consultare i clienti e invitare la tua segreteria telefonica per ottenere se non lo sei
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    Successivamente daremo un'occhiata al tuo sistema e -mail. Come aziende riceviamo una vasta selezione di e -mail su base regolare, alcune provengono da clienti, clienti, spam ecc.

    Quindi, come possiamo cambiarlo?

  • Puoi creare filtri nella tua e-mail in modo che lo spam vada direttamente in una cartella spazzatura
  • Puoi anche farlo per altre e-mail che ricevi-newsletter, fatturazione, curriculum, marketing, blog, articoli ecc.
  • Quando ottieni un'e -mail, prenditi il ​​tempo e decidi cosa vorresti riguardo: eliminalo, mettilo direttamente in una cartella, rispondi.
  • Controlla la tua email a volte durante il giorno, altrimenti ti scoprirai di fermare e ricominciare le attività che è tempo non produttivo
  • Ora controlleremo quanto carta hai sul tuo posto di lavoro. Ecco dove si verifica la maggior parte del caos

  • Passa le fatture alle bili ove possibile
  • Invia fatture elettronicamente
  • Mantieni informazioni dettagliate sul tuo personal computer nelle singole cartelle e continua a tenere un backup da qualche parte sicuro, preferibilmente dal tuo ufficio
  • Presenta i tuoi documenti su base settimanale - Guarda ogni po 'di carta e decidi come procedere con esso - buttalo fuori o archivialo. Non appena corrisponda al tuo deposito, diventa meno un compito orrendo.
  • Imposta i file da soli in modo che tutti i documenti che hai sia archiviati correttamente: i file codificati a colori funzionino bene e siano super facili da usare
  • Imposta modelli per l'ufficio in modo da non dover sviluppare una nuova pagina fattura/fax ogni volta
  • È indispensabile che gli imprenditori coinvolgano una sorta di sistema di gestione del calendario. Non puoi davvero ricordare tutto - sì, anche gli assistenti virtuali dimenticano le cose.

  • Se hai un assistente, tieni queste cose impostare un calendario per gli appuntamenti, le date importanti, le fatture da pagare ecc.
  • O potresti farli creare un calendario condiviso in modo da avere la possibilità di visualizzarlo una volta scelto. Outlook è ideale per questo o Yahoo include anche un sistema di calendario condiviso.
  • Fare un inventario ci aiuta a mettere in evidenza il dovere a portata di mano

  • All'inizio di ogni giorno, prenditi del tempo per creare un set di ciò che preferisci realizzare quel giorno.
  • Se vuoi fare l'elenco entro la fine del giorno per un altro giorno
  • Puoi anche incorporarlo insieme al tuo PDA o alle tue prospettive in modo da seguire su determinate attività
  • Finalmente daremo un'occhiata a qualsiasi layout dell'ufficio che a volte può ostacolare anche la tua produttività:

  • Assicurati che tutto sia vicino, quindi non è necessario dedicare un po 'di tempo a trovare cose: archivio, forniture, stampante, informazioni del cliente, telefono ecc.
  • Se sei a casa, non devi necessariamente avere i tuoi rifornimenti nella stessa area del tuo posto di lavoro, tuttavia aiuta a meno che tu non abbia bisogno di vagare per tutta la casa fino a un altro piano per ottenere un po 'di inchiostro!
  • Investi in un eccellente sistema di luce o illuminazione in modo da avere molta luce che scorre in
  • Prova anche a una stanza chiusa per essere una volta che parti entro la fine della giornata, chiudi l'ingresso e il tuo giorno di lavoro è superiori a
  • Una porta manterrà anche le distrazioni e i rumori: non troverai nulla di peggio che essere al telefono con lenti e il tuo cane inizia a abbaiare sullo sfondo, generalmente non fornisce al tuo potenziale cliente un'immagine specialistica del proprio Attività commerciale!
  • Se metti tutti i sistemi di cui sopra, il tuo ufficio può essere molto più produttivo e molto meno stressante!.