정리되지 않은 사무실을 효율적이고 생산적인 사무실로 바꾸는 방법
Raphael Corns님이 2월 12, 2023에 게시함
직장이 시계처럼 작동하는지 확인하기 위해 필요한 절차가 필요합니다.
조직 사무실이있는 사람들을 위해 하루 종일 훨씬 더 많은 시간을 얻을 수 있다는 것을 이해 했습니까?
직장의 다른 시스템마다 개별적으로 계속하고 외관하겠습니다.
휴대 전화 시스템을 고려하여 시작하겠습니다.
전화에 응답하는 사람이 있습니까?전화에 응답하기 위해 풀 타임으로 누군가가 필요하거나 파트 타임 사람이거나 VA가 더 잘 작동 할 것입니까당신이 전화에 응답하는 개인이라면-현재 귀중한 시간을 낭비하고 있습니까? 하루에 몇 시간 동안 현재 전화이 시간이 고객과 함께 지출되면 더 효과적이 될까요?전화로 상당한 시간을 소비하는 경우 클라이언트와 상담 할 수 있고 | |
다음으로 귀하의 이메일 시스템을 살펴 보겠습니다. 회사로서 우리는 정기적으로 다양한 이메일을 받으므로 일부는 고객, 고객, 스팸 등으로부터 매일 비생산적인 시간 인 이메일을 통해 매일 몇 시간을 보낼 수 있습니다.
그래서 우리는 그것을 어떻게 바꾸나요?
스팸이 정크 폴더로 바로 들어가도록 이메일에서 필터를 만들 수 있습니다뉴스 레터, 청구, 이력서, 마케팅, 블로그, 기사 등이메일을 받으면 시간을내어 원하는 대상을 결정하십시오. 삭제하고 폴더에 바로 넣고 대답하십시오.하루 종일 이메일을 확인하십시오. 그렇지 않으면 비생산적인 시간 인 작업을 다시 시작하고 다시 시작하는 것을 발견하게됩니다.이제 직장에 얼마나 많은 종이가 있는지 확인하겠습니다. 그곳에서 대부분의 혼돈이 발생하는 곳
가능한 경우 청구서를 e-bill로 전환하십시오송장 전자 송장 전자개인용 폴더에 개인용 컴퓨터에 대한 자세한 정보를 유지하고 사무실에서 안전한 곳을 계속 유지하십시오. 매주 서류를 제출하십시오 - 각 작은 종이를보고 진행하는 방법을 결정하십시오. 버리거나 제출하십시오. 출원과 일치하자마자 끔찍한 작업이 덜됩니다.당신이 가지고있는 모든 서류가 올바르게 제출되도록 파일을 직접 설정하십시오-색상 코드화 된 파일은 잘 작동하며 사용하기가 매우 쉽습니다사무실의 템플릿을 설정하여 매번 새 송장/팩스 페이지를 개발할 필요가 없습니다.비즈니스 소유자는 일종의 달력 관리 시스템을 포함해야합니다. 당신은 실제로 모든 것을 기억할 수는 없습니다. 예, 가상 어시스턴트조차도 사물을 잊어 버립니다.
보조원이있는 경우, 이러한 것들을 약속, 중요한 날짜, 지불 청구서 등에 대한 캘린더를 설정하고 이메일 알림또는 공유 캘린더를 만들 수 있으므로 선택하면 볼 수 있습니다. Outlook은 이것에 이상적이거나 Yahoo에는 공유 캘린더 시스템도 포함되어 있습니다.인벤토리를 만드는 데 도움이됩니다.
매일 시작할 때 시간을내어 그 날을 달성하기를 선호하는 것을 만들어냅니다.당신이 좋아한다면 당신이 다른 날의 하루가 끝날 때까지 목록을 만들 수 있습니다당신은 또한 당신의 PDA 또는 전망과 함께 이것을 통합 할 수 있으므로 특정 작업에 대한 후속 조치마지막으로 우리는 때때로 생산성을 방해 할 수있는 사무실 레이아웃을 살펴볼 것입니다 :
모든 것이 근처에 있는지 확인하여 캐비닛, 소모품, 프린터, 클라이언트 정보, 휴대 전화 등을 제출하는 데 시간을 보내지 않아도됩니다.집에 기반을 둔 경우 직장과 정확히 같은 지역에 소모품을 가질 필요는 없지만 그럼에도 불구하고 잉크를 얻기 위해 집 전체를 완전히 방황 할 필요가 없다면 도움이됩니다!우수한 조명 또는 조명 시스템에 투자하여하루가 끝날 때까지 떠나면 입구를 닫고 근무일이문은 또한 산만하고 소음을 유지합니다 - 당신의 개가 배경에서 짖기 시작할뿐만 아니라 소송과 함께 전화를받는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 일반적으로 잠재 고객의 전문가 이미지를 제공하지 않습니다. 사업!위의 모든 시스템을 설정하면 사무실이 훨씬 더 생산적이고 스트레스가 훨씬 적을 수 있습니다!.
