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정리되지 않은 사무실을 효율적이고 생산적인 사무실로 바꾸는 방법

Raphael Corns님이 12월 12, 2022에 게시함

직장이 시계처럼 작동하는지 확인하기 위해 필요한 절차가 필요합니다.

조직 사무실이있는 사람들을 위해 하루 종일 훨씬 더 많은 시간을 얻을 수 있다는 것을 이해 했습니까?

직장의 다른 시스템마다 개별적으로 계속하고 외관하겠습니다.

휴대 전화 시스템을 고려하여 시작하겠습니다.

  • 전화에 응답하는 사람이 있습니까?
  • 전화에 응답하기 위해 풀 타임으로 누군가가 필요하거나 파트 타임 사람이거나 VA가 더 잘 작동 할 것입니까
  • 당신이 전화에 응답하는 개인이라면-현재 귀중한 시간을 낭비하고 있습니까?
  • 하루에 몇 시간 동안 현재 전화
  • 이 시간이 고객과 함께 지출되면 더 효과적이 될까요?
  • 전화로 상당한 시간을 소비하는 경우 클라이언트와 상담 할 수 있고
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    다음으로 귀하의 이메일 시스템을 살펴 보겠습니다. 회사로서 우리는 정기적으로 다양한 이메일을 받으므로 일부는 고객, 고객, 스팸 등으로부터 매일 비생산적인 시간 인 이메일을 통해 매일 몇 시간을 보낼 수 있습니다.

    그래서 우리는 그것을 어떻게 바꾸나요?

  • 스팸이 정크 폴더로 바로 들어가도록 이메일에서 필터를 만들 수 있습니다
  • 뉴스 레터, 청구, 이력서, 마케팅, 블로그, 기사 등
  • 이메일을 받으면 시간을내어 원하는 대상을 결정하십시오. 삭제하고 폴더에 바로 넣고 대답하십시오.
  • 하루 종일 이메일을 확인하십시오. 그렇지 않으면 비생산적인 시간 인 작업을 다시 시작하고 다시 시작하는 것을 발견하게됩니다.
  • 이제 직장에 얼마나 많은 종이가 있는지 확인하겠습니다. 그곳에서 대부분의 혼돈이 발생하는 곳

  • 가능한 경우 청구서를 e-bill로 전환하십시오
  • 송장 전자 송장 전자
  • 개인용 폴더에 개인용 컴퓨터에 대한 자세한 정보를 유지하고 사무실에서 안전한 곳을 계속 유지하십시오.
  • 매주 서류를 제출하십시오 - 각 작은 종이를보고 진행하는 방법을 결정하십시오. 버리거나 제출하십시오. 출원과 일치하자마자 끔찍한 작업이 덜됩니다.
  • 당신이 가지고있는 모든 서류가 올바르게 제출되도록 파일을 직접 설정하십시오-색상 코드화 된 파일은 잘 작동하며 사용하기가 매우 쉽습니다
  • 사무실의 템플릿을 설정하여 매번 새 송장/팩스 페이지를 개발할 필요가 없습니다.
  • 비즈니스 소유자는 일종의 달력 관리 시스템을 포함해야합니다. 당신은 실제로 모든 것을 기억할 수는 없습니다. 예, 가상 어시스턴트조차도 사물을 잊어 버립니다.

  • 보조원이있는 경우, 이러한 것들을 약속, 중요한 날짜, 지불 청구서 등에 대한 캘린더를 설정하고 이메일 알림
  • 또는 공유 캘린더를 만들 수 있으므로 선택하면 볼 수 있습니다. Outlook은 이것에 이상적이거나 Yahoo에는 공유 캘린더 시스템도 포함되어 있습니다.
  • 인벤토리를 만드는 데 도움이됩니다.

  • 매일 시작할 때 시간을내어 그 날을 달성하기를 선호하는 것을 만들어냅니다.
  • 당신이 좋아한다면 당신이 다른 날의 하루가 끝날 때까지 목록을 만들 수 있습니다
  • 당신은 또한 당신의 PDA 또는 전망과 함께 이것을 통합 할 수 있으므로 특정 작업에 대한 후속 조치
  • 마지막으로 우리는 때때로 생산성을 방해 할 수있는 사무실 레이아웃을 살펴볼 것입니다 :

  • 모든 것이 근처에 있는지 확인하여 캐비닛, 소모품, 프린터, 클라이언트 정보, 휴대 전화 등을 제출하는 데 시간을 보내지 않아도됩니다.
  • 집에 기반을 둔 경우 직장과 정확히 같은 지역에 소모품을 가질 필요는 없지만 그럼에도 불구하고 잉크를 얻기 위해 집 전체를 완전히 방황 할 필요가 없다면 도움이됩니다!
  • 우수한 조명 또는 조명 시스템에 투자하여
  • 하루가 끝날 때까지 떠나면 입구를 닫고 근무일이
  • 문은 또한 산만하고 소음을 유지합니다 - 당신의 개가 배경에서 짖기 시작할뿐만 아니라 소송과 함께 전화를받는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 일반적으로 잠재 고객의 전문가 이미지를 제공하지 않습니다. 사업!
  • 위의 모든 시스템을 설정하면 사무실이 훨씬 더 생산적이고 스트레스가 훨씬 적을 수 있습니다!.