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Como Transformar Seu Escritório Desorganizado Em Um Escritório Eficiente E Produtivo

Publicado em Marchar 12, 2023 por Raphael Corns

Existem alguns procedimentos necessários que precisam estar em vigor para garantir que seu local de trabalho esteja funcionando como um relógio.

Você entendeu que poderia ganhar muito mais horas em seu dia inteiro para quem tem um escritório organizado.

Vamos continuar individualmente e a aparência em todos os diferentes sistemas do seu local de trabalho.

Vamos começar considerando seu sistema telefônico:

  • Você tem alguém que atende o telefone para você
  • Você precisará de alguém em tempo integral para atender o telefone ou uma pessoa de meio período ou talvez um VA funcionar melhor
  • Se você é o indivíduo que atende o telefone-você está perdendo tempo precioso para atender as chamadas o dia todo
  • Como várias horas por dia você está lançando atualmente para o telefone
  • Desta vez se tornaria mais eficaz se tivesse sido gasto com os clientes?
  • Se você estiver gastando um tempo considerável no telefone, talvez deva postar horas específicas em seu próprio site sobre se estiver disponível para consultar os clientes e convidar seu correio de voz para obter se não for
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    Em seguida, daremos uma olhada no seu sistema de e -mail. Como empresas, recebemos uma enorme seleção de e -mails regularmente, alguns são de clientes, clientes, spam etc., podemos passar horas todos os dias passando por nosso e -mail que é um tempo improdutivo.

    Então, como mudamos isso?

  • Você pode criar filtros em seu e-mail para que o spam vai direto para uma pasta lixo
  • Você também pode fazer isso para outros e-mails que recebe-boletins, cobrança, currículos, marketing, blogs, artigos etc.-#

  • Quando você obtiver um email, reserve um tempo e decida o que gostaria em relação a ele - exclua -o, coloque -o em uma pasta, responda.
  • Verifique seu e-mail às vezes ao longo do dia, caso contrário você se descobrirá parando e iniciando tarefas novamente, esse é o tempo improdutivo
  • Agora vamos verificar quanto papel você tem em seu local de trabalho. É aí que ocorre a maior parte do caos

  • Mude suas contas para e-bills sempre que possível
  • Envie faturas eletronicamente
  • Mantenha as informações detalhadas no seu computador pessoal em pastas individuais e continue mantendo um backup em algum lugar seguro, de preferência do seu escritório
  • Arquive sua documentação semanalmente - observe cada um pouco de papel e decida como proceder com ela - jogue fora ou arquive -o. Assim que você combina com seu arquivamento, torna -se uma tarefa menos horrenda.
  • Configure arquivos por conta própria para que toda a papelada que você possui seja arquivada corretamente-os arquivos codificados por cores funcionam bem e são super fáceis de usar
  • Configurar modelos para o escritório para que você não precise desenvolver uma nova página de fatura/fax sempre
  • É imperativo que os empresários envolvam algum tipo de sistema de gerenciamento de calendário. Você realmente não consegue se lembrar de tudo - sim, mesmo os assistentes virtuais esquecem as coisas.

  • Se você tiver um assistente, mantenha essas coisas configurar um calendário para os compromissos, datas importantes, contas a serem pagas etc. e também peça lembretes por e-mail para você
  • Ou você pode fazer com que eles criem um calendário compartilhado para ter a capacidade de visualizá -lo depois de escolher. O Outlook é ideal para este ou o Yahoo inclui um sistema de calendário compartilhado também.
  • Fazer um inventário nos ajuda a destacar o dever em questão

  • No início de cada dia, reserve um tempo para fazer um conjunto do que você prefere realizar esse dia.
  • Se você gosta, pode fazer a lista até o final do dia de alguém para outro dia
  • Você também pode incorporar isso junto com seu PDA ou sua Outlook para acompanhar determinadas tarefas
  • Finalmente, examinaremos qualquer layout do escritório que às vezes possa impedir sua produtividade também:

  • Certifique-se de que tudo esteja próximo, para que você não precise gastar algum tempo encontrando coisas-arquivamento, suprimentos, impressora, informações do cliente, seu telefone etc.-#

  • Se você estiver em casa, não precisa necessariamente ter seus suprimentos exatamente na mesma área do seu local de trabalho, no entanto, isso ajuda, a menos que você precise passear por toda a casa completamente até outro andar para obter um pouco de tinta!
  • Invista em um excelente sistema de luz ou iluminação para que você tenha muita luz fluindo em
  • Tente e também tenha uma sala fechada para que, depois de sair até o final do seu dia, você feche a entrada e o seu dia de trabalho termine
  • Uma porta também mantém distrações e ruídos - você não encontrará nada pior do que estar no telefone com litigante, assim como seu cão começa a latir no pano de fundo, geralmente não fornece ao seu cliente em potencial uma imagem especializada de alguém negócios!
  • Se você colocar todos os sistemas acima configurados, seu escritório pode ser muito mais produtivo e muito menos estressante!.