Существуют некоторые необходимые процедуры, которые должны быть на месте, чтобы убедиться, что ваше рабочее место работает как часовой механизм.
Вы понимали, что в течение всего дня вы могли бы получить гораздо больше часов для тех, у кого есть организованный офис.
Давайте пойдем на это индивидуально и появляются в каждой из разных систем на вашем рабочем месте.
Давайте начнем с рассмотрения вашей телефонной системы:
У вас есть кто-то, кто отвечает на телефон для васВам понадобится кто-то на постоянной основе, чтобы ответить на телефон или неполный рабочий день или, возможно, VA работать лучшеЕсли вы человек, отвечающий на телефон-вы в настоящее время тратите драгоценное время, отвечая на звонки весь деньКак несколько часов в день вы в настоящее время выступаете за телефонСтанет более эффективным, если бы он был потрачен с клиентами?Если вы тратите значительное время на телефон, возможно, вам следует посмотреть на публикацию конкретных часов на своем собственном веб-сайте, если вы можете проконсультироваться с клиентами и пригласить свою голосовую почту, если вы не |- |
Затем мы посмотрим на вашу систему электронной почты. Как компании, мы регулярно получаем огромный выбор электронных писем, некоторые из них от клиентов, клиентов, спама и т. Д., Мы можем проводить часы каждый день, проходя прямо через нашу электронную почту, которое является непродуктивным временем.
Так как же мы это изменить?
Вы можете создать фильтры в своем электронном письме, чтобы спам перешел прямо в мусорную папкуВы также можете сделать это для других электронных писем, которые вы получаете-информационные бюллетени, биллинг, резюме, маркетинг, блоги, статьи и т. Д.Когда вы получите электронное письмо, найдите время и решите, что вы хотели бы в отношении его - удалите его, поместите его прямо в папку, ответьте на него.Проверяйте свою электронную почту в течение дня в течение дня, иначе вы обнаружите, что снова остановитесь и запустите задачи, это непродуктивное времяТеперь мы проверим, сколько бумаги у вас на рабочем месте. Вот где происходит большая часть хаоса
Переключить свои счета на электронные сферы, где это возможноОтправить счета-фактуры в электронном видеСохраняйте подробную информацию на вашем персональном компьютере в отдельных папках и продолжайте сохранять резервную копию где-то в безопасности, предпочтительно от вашего офисаЗадайте документы на еженедельной основе - посмотрите на каждую маленькую бумагу и решите, как с ними продолжить - выбросьте или подайте. Как только вы соответствуете своей подаче, это становится менее ужасной задачей.Установите файлы самостоятельно, чтобы все документы, которые у вас есть, были правильно поданы-файлы с цветовой кодировкой работают хорошо и очень просты в использованииУстановите шаблоны для офиса, поэтому вам не нужно разрабатывать новую страницу счета/факса каждый разКрайне важно, чтобы владельцы бизнеса включали какую -то систему управления календарями. Вы не можете вспомнить все - да, даже виртуальные помощники забывают что -то.
Если у вас есть помощник, сохраните эти вещи, настраивая календарь для встреч, важных дат, счетов, которые должны быть оплачены и т. Д., А также им приходите вам напоминания по электронной почтеИли вы могли бы заставить их создать общий календарь, чтобы у вас была возможность просмотреть его, как только вы выберете. Outlook идеально подходит для этого, или Yahoo также включает в себя общую календарную систему.Создание инвентаря помогает нам осветить обязанность под рукой
В начале каждого дня потратьте время на то, чтобы сделать набор того, что вы предпочтете достичь этого дня.Если вам нравится, вы можете составить список к концу дня на другой деньВы также можете включить это вместе со своим КПК или своим взглядом, чтобы вы следили за определенными задачамиНаконец, мы посмотрим на любую компоновку офиса, которая может иногда препятствовать вашей продуктивности:
Убедитесь, что все находится рядом, поэтому вам не нужно тратить некоторое время на поиск вещей-шкаф, поставки, принтер, информация клиента, ваш телефон и т. Д.Если вы находитесь дома, вам не обязательно нужно иметь свои расходные материалы в той же области, что и на вашем рабочем месте, тем не менее, это помогает, если вам не нужно пройти по всему дому полностью до другого этажа, чтобы получить некоторые чернила!Инвестируйте в отличную систему освещения или освещения, чтобы у вас было много света вПопробуйте, а также есть закрытая комната, чтобы, как только вы уйдете к концу дня, вы закрываете вход, а ваш рабочий день превышаетДверь также не отвлекает факторы и звуки - вы не найдете ничего хуже, чем быть по телефону с истентом, а также ваша собака начинает лапать на фоне, это, как правило, не дает вашему потенциальному клиенту специализированное изображение своего бизнес!Если вы установите все вышеупомянутые системы, ваш офис может быть гораздо более продуктивным и гораздо менее напряженным!.
