Facebook Twitter
esmartjob.com

Hur Man Kan Förvandla Ditt Oorganiserade Kontor Till Ett Effektivt, Produktivt Kontor

Publicerat på Januari 12, 2023 av Raphael Corns

Det finns några nödvändiga förfaranden som måste finnas för att se till att din arbetsplats fungerar som urverk.

Förstod du att du kunde få mycket fler timmar under hela dagen för dem som har ett organiserat kontor.

Låt oss gå vidare med det individuellt och uppträda på vart och ett av de olika systemen på din arbetsplats.

Låt oss börja med att överväga ditt telefonsystem:

  • Har du någon som svarar på telefonen för dig
  • Behöver du någon på heltid för att svara på telefonen eller skulle en deltidsperson eller kanske ett VA-arbete bättre
  • Om du är den enskilda som svarar på telefonen-slösar du för närvarande värdefull tid att svara på samtal hela dagen
  • Hur flera timmar om dagen beskjuter du för närvarande för telefonen
  • Skulle den här gången bli mer effektivt om det hade använts med kunder?
  • Om du spenderar betydande tid på telefonen, kanske du bör titta på att publicera specifika timmar på din egen webbplats angående om du är tillgänglig för att rådfråga klienter och bjuda in din röstmeddelande för att få om du inte är
  • | |

    Därefter ska vi titta på ditt e -postsystem. Som företag vi får ett stort urval av e -postmeddelanden regelbundet, vissa kommer från klienter, klienter, skräppost osv. Vi kan spendera timmar varje dag på att gå igenom vår e -post som är oproduktiv tid.

    Så hur ändrar vi det?

  • Du kan skapa filter i din e-post för att skräppost går rakt in i en skräppmapp
  • Du kan också göra det för andra e-postmeddelanden du får-nyhetsbrev, fakturering, återupptas, marknadsföring, bloggar, artiklar osv.
  • När du får ett e -postmeddelande, ta dig tid och bestäm vad du vill ange det - ta bort det, lägg det rätt i en mapp, svara på den.
  • Kontrollera din e-post ibland under dagen, annars upptäcker du att du stannar och startar uppgifter igen som är oproduktiv tid
  • Nu ska vi kolla hur mycket papper du har på din arbetsplats. Det är där det mesta av kaoset inträffar

  • Byt dina räkningar till e-Bills där det är möjligt
  • Skicka fakturor elektroniskt
  • Håll detaljerad information på din persondator i enskilda mappar och fortsätt att hålla en säkerhetskopiering någonstans säker, helst från ditt kontor
  • Arkivera ditt pappersarbete varje vecka - titta på varje lite papper och bestäm hur du ska fortsätta med det - kasta ut det eller arkivera det. Så snart du matchar din arkivering blir det mindre av en fruktansvärd uppgift.
  • Ställ in filer på egen hand så att allt pappersarbete som du har har lagts in korrekt-färgkodade filer fungerar snyggt och är superlätt att använda
  • Ställ in mallar för kontoret så att du inte behöver utveckla en ny faktura/fax sida varje gång
  • Det är absolut nödvändigt att företagare involverar ett slags kalenderhanteringssystem. Du kan inte riktigt komma ihåg allt - ja, även virtuella assistenter glömmer saker.

    #!

  • Eller så kan du få dem att skapa en delad kalender så att du har möjlighet att se den när du väljer. Outlook är idealisk för detta eller Yahoo innehåller också ett delat kalendersystem.
  • Att göra en inventering hjälper oss att belysa skyldigheten

  • I början av varje dag, ta dig tid att göra en uppsättning vad du föredrar att åstadkomma den dagen.
  • Om du gillar kan du göra listan i slutet av en dag för en annan dag
  • Du kan också integrera detta tillsammans med din PDA eller din syn så att du följer upp vissa uppgifter
  • Slutligen ska vi titta på alla kontorslayout som ibland kan hindra din produktivitet också:

  • Se till att allt är i närheten så att du inte behöver spendera lite tid på att hitta saker-Arkivskåp, leveranser, skrivare, klientens information, din telefon osv.
  • Om du är hemmabaserad behöver du inte nödvändigtvis ha dina leveranser i exakt samma område som din arbetsplats, det hjälper ändå om du inte behöver vandra genom hela huset helt upp till ett annat golv för att få lite bläck!
  • Investera i ett utmärkt ljus eller belysningssystem så att du har mycket ljus som flyter i
  • Försök och har också ett stängt rum för att när du lämnar i slutet av dagen stänger du ingången såväl som din arbetsdag är över
  • En dörr håller också distraktioner och ljud - du hittar inget värre än att vara i telefon med tvist såväl som din hund börjar skälla i bakgrunden, det ger i allmänhet inte din potentiella klient en specialiserad bild av ens företag!
  • Om du sätter alla ovanstående system som är inställda kan ditt kontor vara mycket mer produktivt och mycket mindre stressande!.