Düzensiz Ofisinizi Verimli, Üretken Bir Ofise Nasıl Dönüştürürsünüz?

İşyerinizin saat gibi çalıştığından emin olmak için mevcut bazı prosedürler vardır.

Organize bir ofisi olanlar için tüm gün boyunca çok daha fazla saat kazanabileceğinizi anladınız mı?

Bireysel olarak devam edelim ve işyerinizdeki farklı sistemlerin her birinde görünelim.

Telefon sisteminizi göz önünde bulundurarak başlayalım:

Sizin için telefona cevap veren biri var mı

Telefona cevap vermek için tam zamanlı olarak birine ihtiyacınız olacak mı yoksa yarı zamanlı bir kişi mi yoksa belki de daha iyi bir çalışır

Telefona cevap veren bireyseniz-şu anda tüm gün aramaları cevaplamak için değerli zaman kaybediyor musunuz

Şu anda telefon için günde birkaç saat bombardımanı

Bu sefer müşterilerle harcanmış olsaydı daha etkili olur mu?

Telefonda önemli ölçüde zaman harcıyorsanız, belki de müşterilere danışmanız ve sesli mesajınızı

|-değilseniz almaya davet edip etmediğinizle ilgili belirli saatler yayınlamaya bakmalısınız. |

Sonra e -posta sisteminize bir göz atacağız. Şirketler düzenli olarak çok çeşitli e -posta aldığımız için, bazıları müşterilerden, müşterilerden, spam vb.

Peki bunu nasıl değiştiririz?

SPAM'ın doğrudan önemsiz bir klasöre girmesi için e-postanızda filtreler oluşturabilirsiniz

Bunu aldığınız diğer e-postalar için de yapabilirsiniz-bültenler, faturalandırma, özgeçmişler, pazarlama, bloglar, makaleler vb.

|

Bir e -posta aldığınızda, zaman ayırın ve bununla ilgili ne istediğinize karar verin - silin, bir klasöre koyun, cevaplayın.

Gün boyunca e-postanızı kontrol edin, aksi takdirde kendinizi verimsiz zaman olan görevleri tekrar durdurup başlattığınızı keşfedeceksiniz

Şimdi işyerinizde ne kadar kağıt olduğunu kontrol edeceğiz. Kaosun çoğu burada

Faturalarınızı mümkün olan yerlerde e-faturalara çevirin

Faturaları Elektronik Gönder

Kişisel bilgisayarınızdaki ayrıntılı bilgileri tek tek klasörlerde tutun ve tercihen ofisinizden güvenli bir yere geri dönmeye devam edin

Evraklarınızı haftalık olarak dosyalayın - her küçük kağıda bakın ve onunla nasıl devam edeceğinize karar verin - dışarı atın veya dosyalayın. Dosyalamanızla eşleşir eşleşmez, daha az korkunç bir görev haline gelir.

Sahip olduğunuz tüm evrak işleri doğru şekilde dosyalanacak şekilde kendi başınıza dosyaları ayarlayın-renk kodlu dosyalar güzel çalışır ve

Ofis için şablonlar ayarlayın, böylece her seferinde yeni bir fatura/faks sayfası geliştirmeniz gerekmez

İşletme sahiplerinin bir tür takvim yönetim sistemi içermesi zorunludur. Her şeyi gerçekten hatırlayamazsınız - evet, sanal asistanlar bile bir şeyleri unutur.

Bir asistanınız varsa, bu şeyleri randevular, önemli tarihler, ödenecek faturalar vb. İçin bir takvim kurun ve ayrıca size e-posta hatırlatıcıları

Ya da seçtikten sonra görüntüleyebilmeniz için paylaşılan bir takvim oluşturmalarını sağlayabilirsiniz. Outlook bunun için idealdir veya Yahoo da ortak bir takvim sistemi içerir.

Envanter yapmak, eldeki görevi vurgulamamıza yardımcı olur

Her günün başında, o günü başarmayı tercih edeceğiniz bir set yapmak için zaman ayırın.

İsterseniz listeyi bir günün sonuna kadar başka bir gün için yapabilirsiniz

Bunu PDA'nız veya görünümünüzle birlikte dahil edebilirsiniz, böylece belirli görevleri takip edersiniz

Son olarak, bazen verimliliğinizi de engelleyebilecek herhangi bir ofis düzenine bir göz atacağız:

Her şeyin yakın olduğundan emin olun, böylece bir şeyler bulmak için biraz zaman harcamanız gerekmez-kabine, malzeme, yazıcı, müşterinin bilgileri,

Evdeyseniz, malzemelerinizin işyerinizle tam olarak aynı alanda olması gerekmez, yine de biraz mürekkep elde etmek için tüm evden tamamen başka bir yere kadar dolaşmanız gerekmedikçe yardımcı olur!

Mükemmel bir ışık veya aydınlatma sistemine yatırım yapın, böylece

Deneyin ve günün sonuna kadar ayrıldıktan sonra giriş yolunu kapatmanız ve iş gününüzün bitmesi için kapalı bir oda var

Bir kapı da dikkat dağıtıcı şeyler ve sesleri dışarıda tutun - davalı ile telefonda olmaktan daha kötü bir şey bulamayacaksınız ve köpeğiniz zemininde havlamaya başlar, genellikle potansiyel müşterinize kişinin uzman bir görüntüsünü sağlamaz. işletme!

Yukarıdaki tüm sistemleri kurarsanız, ofisiniz çok daha üretken ve çok daha az stresli olabilir!.