Facebook Twitter
esmartjob.com

Düzensiz Ofisinizi Verimli, Üretken Bir Ofise Nasıl Dönüştürürsünüz?

Mart 12, 2023 tarihinde Raphael Corns tarafından yayınlandı

İşyerinizin saat gibi çalıştığından emin olmak için mevcut bazı prosedürler vardır.

Organize bir ofisi olanlar için tüm gün boyunca çok daha fazla saat kazanabileceğinizi anladınız mı?

Bireysel olarak devam edelim ve işyerinizdeki farklı sistemlerin her birinde görünelim.

Telefon sisteminizi göz önünde bulundurarak başlayalım:

  • Sizin için telefona cevap veren biri var mı
  • Telefona cevap vermek için tam zamanlı olarak birine ihtiyacınız olacak mı yoksa yarı zamanlı bir kişi mi yoksa belki de daha iyi bir çalışır
  • Telefona cevap veren bireyseniz-şu anda tüm gün aramaları cevaplamak için değerli zaman kaybediyor musunuz
  • Şu anda telefon için günde birkaç saat bombardımanı
  • Bu sefer müşterilerle harcanmış olsaydı daha etkili olur mu?
  • Telefonda önemli ölçüde zaman harcıyorsanız, belki de müşterilere danışmanız ve sesli mesajınızı
  • |-değilseniz almaya davet edip etmediğinizle ilgili belirli saatler yayınlamaya bakmalısınız. |

    Sonra e -posta sisteminize bir göz atacağız. Şirketler düzenli olarak çok çeşitli e -posta aldığımız için, bazıları müşterilerden, müşterilerden, spam vb.

    Peki bunu nasıl değiştiririz?

  • SPAM'ın doğrudan önemsiz bir klasöre girmesi için e-postanızda filtreler oluşturabilirsiniz
  • Bunu aldığınız diğer e-postalar için de yapabilirsiniz-bültenler, faturalandırma, özgeçmişler, pazarlama, bloglar, makaleler vb.
  • |
  • Bir e -posta aldığınızda, zaman ayırın ve bununla ilgili ne istediğinize karar verin - silin, bir klasöre koyun, cevaplayın.
  • Gün boyunca e-postanızı kontrol edin, aksi takdirde kendinizi verimsiz zaman olan görevleri tekrar durdurup başlattığınızı keşfedeceksiniz
  • Şimdi işyerinizde ne kadar kağıt olduğunu kontrol edeceğiz. Kaosun çoğu burada

  • Faturalarınızı mümkün olan yerlerde e-faturalara çevirin
  • Faturaları Elektronik Gönder
  • Kişisel bilgisayarınızdaki ayrıntılı bilgileri tek tek klasörlerde tutun ve tercihen ofisinizden güvenli bir yere geri dönmeye devam edin
  • Evraklarınızı haftalık olarak dosyalayın - her küçük kağıda bakın ve onunla nasıl devam edeceğinize karar verin - dışarı atın veya dosyalayın. Dosyalamanızla eşleşir eşleşmez, daha az korkunç bir görev haline gelir.
  • Sahip olduğunuz tüm evrak işleri doğru şekilde dosyalanacak şekilde kendi başınıza dosyaları ayarlayın-renk kodlu dosyalar güzel çalışır ve
  • Ofis için şablonlar ayarlayın, böylece her seferinde yeni bir fatura/faks sayfası geliştirmeniz gerekmez
  • İşletme sahiplerinin bir tür takvim yönetim sistemi içermesi zorunludur. Her şeyi gerçekten hatırlayamazsınız - evet, sanal asistanlar bile bir şeyleri unutur.

  • Bir asistanınız varsa, bu şeyleri randevular, önemli tarihler, ödenecek faturalar vb. İçin bir takvim kurun ve ayrıca size e-posta hatırlatıcıları
  • Ya da seçtikten sonra görüntüleyebilmeniz için paylaşılan bir takvim oluşturmalarını sağlayabilirsiniz. Outlook bunun için idealdir veya Yahoo da ortak bir takvim sistemi içerir.
  • Envanter yapmak, eldeki görevi vurgulamamıza yardımcı olur

  • Her günün başında, o günü başarmayı tercih edeceğiniz bir set yapmak için zaman ayırın.
  • İsterseniz listeyi bir günün sonuna kadar başka bir gün için yapabilirsiniz
  • Bunu PDA'nız veya görünümünüzle birlikte dahil edebilirsiniz, böylece belirli görevleri takip edersiniz
  • Son olarak, bazen verimliliğinizi de engelleyebilecek herhangi bir ofis düzenine bir göz atacağız:

  • Her şeyin yakın olduğundan emin olun, böylece bir şeyler bulmak için biraz zaman harcamanız gerekmez-kabine, malzeme, yazıcı, müşterinin bilgileri,
  • Evdeyseniz, malzemelerinizin işyerinizle tam olarak aynı alanda olması gerekmez, yine de biraz mürekkep elde etmek için tüm evden tamamen başka bir yere kadar dolaşmanız gerekmedikçe yardımcı olur!
  • Mükemmel bir ışık veya aydınlatma sistemine yatırım yapın, böylece
  • Deneyin ve günün sonuna kadar ayrıldıktan sonra giriş yolunu kapatmanız ve iş gününüzün bitmesi için kapalı bir oda var
  • Bir kapı da dikkat dağıtıcı şeyler ve sesleri dışarıda tutun - davalı ile telefonda olmaktan daha kötü bir şey bulamayacaksınız ve köpeğiniz zemininde havlamaya başlar, genellikle potansiyel müşterinize kişinin uzman bir görüntüsünü sağlamaz. işletme!
  • Yukarıdaki tüm sistemleri kurarsanız, ofisiniz çok daha üretken ve çok daha az stresli olabilir!.