Làm Thế Nào để Biến Văn Phòng Không Có Tổ Chức Của Bạn Thành Một Văn Phòng Hiệu Quả, Hiệu Quả
Đăng trên Có Thể 12, 2023 bởi
Raphael Corns
Có một số thủ tục cần thiết cần phải được đặt tại chỗ để đảm bảo rằng nơi làm việc của bạn đang hoạt động như đồng hồ.
Bạn có hiểu rằng bạn có thể đạt được nhiều giờ hơn trong cả ngày cho những người có văn phòng có tổ chức.
Chúng ta hãy tiếp tục riêng lẻ và xuất hiện tại mỗi một trong số các hệ thống khác nhau tại nơi làm việc của bạn.
Hãy bắt đầu bằng cách xem xét hệ thống điện thoại của bạn:
Bạn có ai đó trả lời điện thoại cho bạnBạn sẽ cần ai đó trên cơ sở toàn thời gian để trả lời điện thoại hoặc sẽ là người bán thời gian hoặc có lẽ là VA làm việc tốt hơnNếu bạn là cá nhân trả lời điện thoại-Bạn hiện đang lãng phí thời gian quý giá để trả lời các cuộc gọi cả ngày#+
Thời gian này sẽ trở nên hiệu quả hơn nếu nó được chi tiêu cho khách hàng?Nếu bạn đang dành thời gian đáng kể cho điện thoại, có lẽ bạn nên xem đăng những giờ cụ thể trên trang web của riêng bạn liên quan nếu bạn sẵn sàng tham khảo ý kiến của khách hàng và mời thư thoại của bạn để nhận nếu bạn không |- |
Tiếp theo chúng tôi sẽ xem xét hệ thống email của bạn. Vì các công ty chúng tôi nhận được một lựa chọn rất lớn các email một cách thường xuyên, một số là từ khách hàng, khách hàng, spam, v.v., chúng tôi có thể dành hàng giờ mỗi ngày thông qua email của chúng tôi là thời gian không hiệu quả.
Vì vậy, làm thế nào để chúng ta thay đổi điều đó?
Bạn có thể tạo các bộ lọc trong email của mình để thư rác đi thẳng vào thư mục rácBạn cũng có thể làm điều đó cho các email khác mà bạn nhận được-bản tin, thanh toán, sơ yếu lý lịch, tiếp thị, blog, bài viết, vvKhi bạn nhận được email, hãy dành thời gian và quyết định những gì bạn muốn liên quan đến nó - xóa nó, đặt nó vào một thư mục, trả lời nó.Kiểm tra email của bạn vào các thời điểm trong suốt cả ngày nếu không bạn sẽ phát hiện ra mình dừng lại và bắt đầu lại các tác vụ đó là thời gian không hiệu quảBây giờ chúng tôi sẽ kiểm tra xem bạn có bao nhiêu giấy ở nơi làm việc của bạn. Đó là nơi mà hầu hết sự hỗn loạn xảy ra
Chuyển các hóa đơn của bạn sang hóa đơn điện tử khi có thểGửi hóa đơn điện tửGiữ thông tin chi tiết về máy tính cá nhân của bạn trong các thư mục riêng lẻ và tiếp tục giữ lại một nơi nào đó an toàn, tốt nhất là từ văn phòng của bạnTập tin giấy tờ của bạn hàng tuần - hãy nhìn vào từng chút giấy và quyết định cách tiến hành với nó - ném nó ra hoặc nộp nó. Ngay khi bạn phù hợp với hồ sơ của bạn, nó trở nên ít hơn một nhiệm vụ khủng khiếp.Tự mình thiết lập các tệp để tất cả các giấy tờ mà bạn có được nộp chính xác-các tệp được mã hóa màu hoạt động độc đáo và siêu dễ sử dụngThiết lập các mẫu cho văn phòng để bạn không cần phát triển trang hóa đơn/fax mới mỗi lầnĐiều bắt buộc là các chủ doanh nghiệp liên quan đến một số loại hệ thống quản lý lịch. Bạn không thể thực sự nhớ tất cả mọi thứ - vâng, ngay cả các trợ lý ảo cũng quên mọi thứ.
Nếu bạn có một trợ lý, hãy giữ những thứ này thiết lập một lịch cho các cuộc hẹn, ngày quan trọng, hóa đơn sẽ được thanh toán, v.v. và cũng yêu cầu chúng gửi email cho bạnHoặc bạn có thể yêu cầu họ tạo một lịch dùng chung để bạn có khả năng xem nó sau khi bạn chọn. Outlook là lý tưởng cho điều này hoặc Yahoo cũng bao gồm một hệ thống lịch chung.Tạo một kho lưu trữ giúp chúng ta làm nổi bật nhiệm vụ trong tay
Khi bắt đầu mỗi ngày, hãy dành thời gian để tạo ra một tập hợp những gì bạn sẽ thích thực hiện ngày hôm đó.Nếu bạn thích bạn có thể lập danh sách vào cuối ngày cho một ngày khácBạn cũng có thể kết hợp điều này cùng với PDA hoặc triển vọng của bạn để bạn theo dõi một số nhiệm vụ nhất địnhCuối cùng, chúng tôi sẽ xem xét bất kỳ bố cục văn phòng nào đôi khi có thể cản trở năng suất của bạn:
Hãy chắc chắn rằng mọi thứ ở gần đó để bạn không cần dành thời gian tìm mọi thứ-Nội các, vật tư, máy in, thông tin của khách hàng, điện thoại của bạn, v.v. Nếu bạn ở nhà, bạn không nhất thiết phải có nguồn cung cấp của mình ở cùng khu vực với nơi làm việc của bạn, dù sao nó cũng có ích trừ khi bạn cần đi lang thang qua toàn bộ ngôi nhà hoàn toàn lên tầng khác để có được một số mực!Đầu tư vào một hệ thống ánh sáng hoặc ánh sáng tuyệt vời để bạn có nhiều ánh sáng chảy trongHãy thử và cũng có một phòng kín để một khi bạn rời đi vào cuối ngày, bạn đóng lối vào cũng như ngày làm việc của bạn đã quaMột cánh cửa cũng giữ cho những phiền nhiễu và tiếng ồn - bạn sẽ không thấy gì tệ hơn là trên điện thoại với đương sự cũng như con chó của bạn bắt đầu sủa trong bối cảnh, nó thường không cung cấp cho khách hàng tiềm năng của bạn một hình ảnh chuyên gia về một người việc kinh doanh!Nếu bạn đặt tất cả các hệ thống trên được thiết lập, văn phòng của bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và ít căng thẳng hơn nhiều !.
