ফেসবুক টুইটার
esmartjob.com

কীভাবে আপনার অসংগঠিত অফিসকে একটি দক্ষ, উত্পাদনশীল অফিসে রূপান্তর করতে হবে

Raphael Corns দ্বারা মার্চ 12, 2023 এ পোস্ট করা হয়েছে

আপনার কর্মক্ষেত্রটি ক্লকওয়ার্কের মতো কাজ করছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য কিছু প্রয়োজনীয় পদ্ধতি রয়েছে যা জায়গায় থাকা দরকার।

আপনি কি বুঝতে পেরেছেন যে যাদের সংগঠিত অফিস রয়েছে তাদের জন্য আপনি আপনার পুরো দিনে আরও অনেক ঘন্টা অর্জন করতে পারেন।

আসুন এটি স্বতন্ত্রভাবে এটি চালিয়ে যাই এবং আপনার কর্মক্ষেত্রের বিভিন্ন সিস্টেমের প্রত্যেকটিতে উপস্থিতি।

আসুন আপনার ফোন সিস্টেমটি বিবেচনা করে শুরু করা যাক:

  • আপনার কি এমন কেউ আছেন যিনি আপনার জন্য টেলিফোনের উত্তর দেয়
  • টেলিফোনের উত্তর দেওয়ার জন্য আপনার কি পুরো সময়ের ভিত্তিতে কারও প্রয়োজন হবে বা কোনও খণ্ডকালীন ব্যক্তি বা সম্ভবত কোনও ভিএ আরও ভাল কাজ করবে
  • আপনি যদি টেলিফোনের উত্তর দিচ্ছেন-আপনি বর্তমানে সারা দিন কলগুলির উত্তর দেওয়ার জন্য মূল্যবান সময় নষ্ট করছেন
  • আপনি বর্তমানে ফোনের জন্য প্রতিদিন বেশ কয়েক ঘন্টা গোলাচ্ছেন
  • যদি ক্লায়েন্টদের সাথে ব্যয় করা হত তবে এই সময়টি কি আরও কার্যকর হয়ে উঠবে?
  • আপনি যদি টেলিফোনে যথেষ্ট সময় ব্যয় করছেন তবে সম্ভবত আপনি যদি ক্লায়েন্টদের সাথে পরামর্শ করার জন্য উপলব্ধ থাকেন এবং আপনার ভয়েসমেইলকে আমন্ত্রণ জানান তবে আপনি
  • |-না হলে আপনার নিজের ওয়েবসাইটে নির্দিষ্ট সময় পোস্ট করার দিকে নজর দেওয়া উচিত |

    এরপরে আমাদের আপনার ইমেল সিস্টেমটি একবার দেখুন। সংস্থাগুলি হিসাবে আমরা নিয়মিতভাবে ইমেলগুলির একটি বিশাল নির্বাচন পাই, কিছু ক্লায়েন্ট, ক্লায়েন্ট, স্প্যাম ইত্যাদি থেকে আসে, আমরা আমাদের ইমেলের মাধ্যমে প্রতিদিনের সময় ব্যয় করতে সক্ষম হয়েছি যা অনুৎপাদনশীল সময়।

    তাহলে আমরা কীভাবে এটি পরিবর্তন করব?

  • আপনি আপনার ইমেলটিতে ফিল্টার তৈরি করতে পারেন যাতে স্প্যাম সরাসরি একটি জাঙ্ক ফোল্ডারে যায়
  • আপনি যে অন্যান্য ইমেলগুলি পেয়েছেন তার জন্যও আপনি এটি করতে পারেন-নিউজলেটার, বিলিং, পুনরায় সূচনা, বিপণন, ব্লগ, নিবন্ধ ইত্যাদি
  • আপনি যখন কোনও ইমেল পাবেন, সময় নিন এবং এটি সম্পর্কে আপনি কী চান তা স্থির করুন - এটি মুছুন, এটি সরাসরি একটি ফোল্ডারে রাখুন, উত্তর দিন।
  • সারা দিন আপনার ইমেলটি পরীক্ষা করে দেখুন অন্যথায় আপনি নিজেকে আবার থামিয়ে এবং আবার কাজগুলি শুরু করার জন্য আবিষ্কার করবেন যা অনুৎপাদনশীল সময়
  • এখন আমরা আপনার কর্মক্ষেত্রে আপনার কতটা কাগজ আছে তা পরীক্ষা করে দেখব। সেখানেই বেশিরভাগ বিশৃঙ্খলা ঘটে

  • আপনার বিলগুলি যেখানে সম্ভব ই-বিলগুলিতে স্যুইচ করুন
  • বৈদ্যুতিনভাবে চালানগুলি প্রেরণ করুন
  • পৃথক ফোল্ডারগুলিতে আপনার ব্যক্তিগত কম্পিউটারে বিশদ তথ্য রাখুন এবং আপনার অফিস থেকে পছন্দসইভাবে কোথাও সুরক্ষিত রাখতে থাকুন
  • সাপ্তাহিক ভিত্তিতে আপনার কাগজপত্র ফাইল করুন - প্রতিটি সামান্য কাগজ দেখুন এবং কীভাবে এটি নিয়ে এগিয়ে যেতে হবে তা সিদ্ধান্ত নিন - এটিকে ফেলে দিন বা ফাইল করুন। আপনি আপনার ফাইলিংয়ের সাথে মেলে যত তাড়াতাড়ি, এটি একটি ভয়াবহ কাজ কম হয়ে যায়।
  • আপনার নিজেরাই ফাইলগুলি সেট আপ করুন যাতে আপনার কাছে থাকা সমস্ত কাগজপত্র সঠিকভাবে ফাইল করা হয়-রঙিন কোডেড ফাইলগুলি সুন্দরভাবে কাজ করে এবং ব্যবহার করা খুব সহজ
  • অফিসের জন্য টেমপ্লেট সেট আপ করুন যাতে আপনার প্রতিবার নতুন চালান/ফ্যাক্স পৃষ্ঠা বিকাশের দরকার নেই
  • এটি জরুরী যে ব্যবসায়ের মালিকরা কিছু ধরণের ক্যালেন্ডার পরিচালনা ব্যবস্থা জড়িত। আপনি সত্যিই সমস্ত কিছু মনে করতে পারবেন না - হ্যাঁ, এমনকি ভার্চুয়াল সহকারীরাও জিনিসগুলি ভুলে যান।

  • যদি আপনার কোনও সহকারী থাকে তবে এই জিনিসগুলি অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলির জন্য একটি ক্যালেন্ডার সেটআপ করুন, গুরুত্বপূর্ণ তারিখগুলি, বিলগুলি প্রদান করা ইত্যাদির জন্য এবং তাদের আপনাকে ইমেল অনুস্মারকও
  • বা আপনি তাদের একটি ভাগ করা ক্যালেন্ডার তৈরি করতে পারেন যাতে আপনি একবার বেছে নেওয়ার পরে এটি দেখার ক্ষমতা রাখে। আউটলুক এটির জন্য আদর্শ বা ইয়াহুতে একটি ভাগ করা ক্যালেন্ডার সিস্টেমও অন্তর্ভুক্ত।
  • একটি তালিকা তৈরি করা আমাদের হাতের ডিউটি ​​স্পটলাইট করতে সহায়তা করে

  • প্রতিদিনের শুরুতে, আপনি সেই দিনটি কী অর্জন করতে পছন্দ করবেন তার একটি সেট তৈরি করতে সময় নিন।
  • আপনি যদি পছন্দ করেন তবে আপনি অন্য দিনের জন্য কারও দিনের শেষে তালিকাটি তৈরি করতে পারেন
  • আপনি এটি আপনার পিডিএ বা আপনার দৃষ্টিভঙ্গির সাথেও একত্রিত করতে পারেন যাতে আপনি নির্দিষ্ট কাজগুলিতে অনুসরণ করুন
  • অবশেষে আমাদের এমন কোনও অফিস লেআউটে নজর থাকবে যা কখনও কখনও আপনার উত্পাদনশীলতায় বাধা সৃষ্টি করতে পারে:

  • নিশ্চিত হয়ে নিন যে সবকিছু কাছাকাছি রয়েছে তাই আপনার কিছু সময় ব্যয় করার দরকার নেই-মন্ত্রিপরিষদ, সরবরাহ, প্রিন্টার, ক্লায়েন্টের তথ্য, আপনার ফোন ইত্যাদি
  • আপনি যদি বাড়িতে ভিত্তিক হন তবে আপনার কর্মক্ষেত্রের মতো ঠিক একই অঞ্চলে আপনার সরবরাহের প্রয়োজন হবে না, তবুও এটি সাহায্য করে যদি না আপনাকে কিছু কালি পেতে পুরো ঘরটি পুরোপুরি অন্য তল পর্যন্ত ঘুরে বেড়াতে না হয়!
  • একটি দুর্দান্ত আলো বা আলোক সিস্টেমে বিনিয়োগ করুন যাতে আপনার
  • এ প্রচুর আলো প্রবাহিত হয়

  • চেষ্টা করুন এবং একটি বদ্ধ ঘরও রয়েছে যাতে আপনি একবার আপনার দিনের শেষের দিকে চলে যান, আপনি প্রবেশপথটি বন্ধ করার পাশাপাশি আপনার কাজের দিনটি বন্ধ হয়ে গেছে
  • একটি দরজাও বিভ্রান্তি এবং শোরগোলগুলি বাইরে রাখে - আপনি মামলা -মোকদ্দমা সহ টেলিফোনে থাকার চেয়ে খারাপ কিছু খুঁজে পাবেন না পাশাপাশি আপনার কুকুরটি পটভূমিতে ঝাঁকুনি শুরু করে, এটি সাধারণত আপনার সম্ভাব্য ক্লায়েন্টকে কারও বিশেষজ্ঞের চিত্র সরবরাহ করে না বিজনেস!
  • আপনি যদি উপরের সমস্ত সিস্টেম সেট আপ রাখেন তবে আপনার অফিসটি আরও বেশি উত্পাদনশীল এবং অনেক কম চাপযুক্ত হতে পারে!।