如何将杂乱无章的办公室转变为高效、多产的办公室
有一些必要的程序需要制定,以确保您的工作场所像发条一样工作。
您是否了解到,对于那些有组织的办公室的人来说,整天可能会花更多的时间。
让我们单独继续前进,在工作场所的每个不同系统中出现。
让我们从考虑您的电话系统开始:| - |
#+#您有一个为您接电话的人# - #| - |
#+#您将需要全职某人接听电话,或者将兼职人员或VA工作更好#-#| - |
#+#如果您是接听电话的个人 - 您当前是否浪费了宝贵的时间来接听电话# - #| - |
#+#您目前每天几个小时为手机弹出# - #| - |
#+#如果与客户一起度过,这一次会更有效吗? # - #| - |
#+#如果您在电话上花费大量时间,也许您应该在您自己的网站上发布特定时间,以了解您是否可以与客户咨询并邀请您的语音邮件以获取,以获取如果您不是# - #| - - |
接下来,我们将查看您的电子邮件系统。 作为公司,我们会定期收到大量电子邮件,有些来自客户,客户,垃圾邮件等,我们每天都可以花几个小时来通过我们的电子邮件,这是无效的时间。
那么,我们如何改变呢?
#+#您可以在电子邮件中创建过滤器,以使垃圾邮件直接进入垃圾文件夹# - #| - |
#+#您也可以为收到的其他电子邮件做到这一点 - 新闻通讯,账单,履历,营销,博客,文章等 #+#当您获得电子邮件时,请花点时间决定您想要什么 - 删除它,将其正确放入文件夹中,回答。 # - #| - |
#+#全天检查您的电子邮件,否则您会发现自己停止并启动任务,这是无效的时间#-#| - |
现在,我们将查看您在工作场所中有多少纸。 这就是大多数混乱发生的地方| - |
#+#在可能的情况下,将账单切换到e-bills# - #| - |
#+#电子方式发送发票# - #| - |
#+#在单个文件夹中保留个人计算机上的详细信息,并继续保持安全的位置,最好是在办公室# - #| - |
#+#每周提交您的文书工作 - 查看每一张纸张,然后决定如何继续使用 - 将其扔掉或提交。 一旦您匹配备案,它就会变得不再是一项可怕的任务。 # - #| - |
#+#独自设置文件,以便正确提交的所有文书工作 - 颜色编码的文件正常工作,并且非常易于使用# - #| - |
#+#设置办公室的模板,因此您无需每次开发新的发票/传真页面#-#| - |
企业主必须涉及某种日历管理系统。 您真的不能记住一切 - 是的,即使虚拟助手也忘记了事情。
#+#如果您有助手,请将这些设置设置为约会,重要日期,要付款的账单等日历,还请给您发送电子邮件给您# - #| - |
#+#,或者您可以让他们创建一个共享日历,因此您可以在选择后查看它。 Outlook是理想的选择,或者Yahoo也包括共享日历系统。 # - #| - |
库存有助于我们聚焦手头的职责| - |
#+#在每天开始时,请花点时间制作一组您希望完成的工作。 # - #| - |
#+#如果您愿意,您可能会在一天结束前列出列表,# - #| - |
#+#您也可以将其与您的PDA或Outlook合并在一起,因此您可以跟进某些任务#-#| - |
最后,我们将看看有时可能会阻碍您的生产力的任何办公室布局:| - |
#+#确保一切都临近,因此您不需要花一些时间寻找东西 - 归档柜,用品,打印机,客户的信息,您的手机等##| - |
#+#如果您是基于家庭的,则您不一定需要在与工作场所完全相同的区域中供应,但是,除非您需要在整个房子中徘徊到另一个楼层以获取一些墨水,否则它会有所帮助! # - #| - |
#+#投资出色的照明或照明系统,因此您有很多光在# - #| - |
中流动。 #+#尝试并设有一个关闭的房间,以便在一天结束时离开,您关闭了入口,工作日已经结束# - #| - |
#+#一扇门还会散发出干扰和噪音 - 您会发现没有什么比用诉讼人打电话以及您的狗在背景中开始吠叫的更糟糕的了,通常不会为您的潜在客户提供一个人的专业图像 商业! # - #| - |
如果您设置了上述所有系统,那么您的办公室可能会更有生产力,而且压力更低!