فیس بک ٹویٹر
esmartjob.com

اپنے غیر منظم دفتر کو ایک موثر ، پیداواری دفتر میں کیسے تبدیل کریں

جنوری 12, 2023 کو Raphael Corns کے ذریعے شائع کیا گیا

کچھ ضروری طریقہ کار موجود ہیں جن کو یہ یقینی بنانے کے لئے جگہ پر رکھنے کی ضرورت ہے کہ آپ کے کام کی جگہ گھڑی کے کام کی طرح کام کر رہی ہے۔

کیا آپ سمجھتے ہیں کہ آپ اپنے پورے دن میں ان لوگوں کے لئے زیادہ گھنٹے حاصل کرسکتے ہیں جن کے پاس منظم دفتر ہے۔

آئیے اپنے کام کی جگہ کے مختلف سسٹم میں سے ہر ایک پر انفرادی طور پر اس پر عمل کرتے ہیں۔

آئیے آپ کے فون سسٹم پر غور کرکے شروع کریں:

  • کیا آپ کے پاس کوئی ہے جو آپ کے لئے ٹیلیفون کا جواب دیتا ہے
  • کیا آپ کو ٹیلیفون کا جواب دینے کے لئے کل وقتی بنیاد پر کسی کی ضرورت ہوگی یا پارٹ ٹائم شخص یا شاید VA بہتر کام کریں گے
  • اگر آپ ٹیلیفون کا جواب دینے والے فرد ہیں تو کیا آپ فی الحال سارا دن کالوں کا جواب دینے کے لئے قیمتی وقت ضائع کررہے ہیں
  • دن میں کتنے گھنٹے آپ فی الحال فون کے لئے گولہ باری کر رہے ہیں
  • کیا اس وقت اس کے ارد گرد زیادہ موثر ہوجائے گا اگر یہ مؤکلوں کے ساتھ گزارا جاتا؟
  • اگر آپ ٹیلیفون پر کافی وقت خرچ کر رہے ہیں تو ، شاید آپ کو اپنی ویب سائٹ پر مخصوص گھنٹے پوسٹ کرنے پر غور کرنا چاہئے اگر آپ مؤکلوں سے مشورہ کرنے کے لئے دستیاب ہیں اور اگر آپ
  • |-نہیں ہیں تو اپنے صوتی میل کو حاصل کرنے کے لئے مدعو کریں۔ |

    اگلا ہم آپ کے ای میل سسٹم پر ایک نظر ڈالیں گے۔ چونکہ کمپنیاں ہم مستقل بنیادوں پر ای میلز کا ایک بہت بڑا انتخاب وصول کرتے ہیں ، کچھ مؤکلوں ، مؤکلوں ، اسپام وغیرہ سے ہیں ، ہم ہر دن اپنے ای میل کے ذریعے گھنٹوں گزارنے کے اہل ہیں جو غیر پیداواری وقت ہے۔

    تو بس ہم اسے کیسے تبدیل کریں گے؟

  • آپ اپنے ای میل میں فلٹرز تشکیل دے سکتے ہیں تاکہ اسپام سیدھے ردی کے فولڈر میں جاتا ہو
  • آپ یہ بھی کر سکتے ہیں کہ آپ کو ملنے والی دیگر ای میلز کے لئے بھی-نیوز لیٹر ، بلنگ ، ریزیومے ، مارکیٹنگ ، بلاگز ، مضامین وغیرہ
  • جب آپ ای میل حاصل کرتے ہیں تو ، وقت نکالیں اور فیصلہ کریں کہ آپ اس کے بارے میں کیا پسند کریں گے - اسے حذف کریں ، اسے فولڈر میں ڈالیں ، اس کا جواب دیں۔
  • دن بھر اپنے ای میل کو اوقات میں چیک کریں بصورت دیگر آپ اپنے آپ کو دوبارہ کاموں کو روکنے اور شروع کرنے کا پتہ لگائیں گے جو غیر پیداواری وقت ہے
  • اب ہم چیک کریں گے کہ آپ کے کام کی جگہ پر آپ کے پاس کتنا کاغذ ہے۔ اسی جگہ پر بیشتر افراتفری واقع ہوتی ہے

  • اپنے بلوں کو ای بلوں پر تبدیل کریں جہاں ممکن ہو
  • انوائس کو الیکٹرانک طور پر بھیجیں
  • اپنے ذاتی کمپیوٹر پر انفرادی فولڈروں میں تفصیلی معلومات رکھیں اور ترجیحی طور پر اپنے آفس سے کہیں بھی بیک اپ کو محفوظ رکھیں
  • ہفتہ وار بنیاد پر اپنا کاغذی کام فائل کریں - ہر تھوڑا سا کاغذ دیکھیں اور فیصلہ کریں کہ اس کے ساتھ آگے بڑھنے کا طریقہ - اسے پھینک دیں یا فائل کریں۔ جیسے ہی آپ اپنی فائلنگ سے میل کھاتے ہیں ، یہ ایک خوفناک کام سے کم ہوجاتا ہے۔
  • فائلیں خود ہی ترتیب دیں تاکہ آپ کے پاس موجود تمام کاغذی کارروائی کو صحیح طریقے سے دائر کیا جائے-رنگین کوڈڈ فائلیں اچھی طرح سے کام کرتی ہیں اور استعمال کرنے میں بہت آسان ہیں
  • آفس کے لئے ٹیمپلیٹس مرتب کریں تاکہ آپ کو ہر بار نیا انوائس/فیکس پیج تیار کرنے کی ضرورت نہ ہو
  • یہ ضروری ہے کہ کاروباری مالکان کسی نہ کسی طرح کے کیلنڈر مینجمنٹ سسٹم کو شامل کریں۔ آپ واقعی سب کچھ یاد نہیں کرسکتے ہیں - ہاں ، یہاں تک کہ ورچوئل اسسٹنٹ چیزوں کو بھول جاتے ہیں۔

  • اگر آپ کے پاس کوئی معاون ہے تو ، ان چیزوں کو تقرریوں ، اہم تاریخوں ، بلوں کو ادا کرنے کے لئے ایک کیلنڈر سیٹ اپ رکھیں اور انہیں آپ کو ای میل یاد دہانی بھی کریں
  • یا آپ انہیں مشترکہ کیلنڈر بنانے پر مجبور کرسکتے ہیں تاکہ آپ کے انتخاب کے بعد اسے دیکھنے کی صلاحیت ہو۔ آؤٹ لک اس کے لئے مثالی ہے یا یاہو میں مشترکہ کیلنڈر کا نظام بھی شامل ہے۔
  • ایک انوینٹری بنانے سے ہمیں ہاتھ میں ڈیوٹی کو نمایاں کرنے میں مدد ملتی ہے-|

  • ہر دن کے آغاز پر ، اس دن کو پورا کرنے کو ترجیح دینے کے لئے ایک سیٹ بنانے کے لئے وقت نکالیں۔
  • اگر آپ چاہیں تو آپ کسی دوسرے دن کے اختتام تک فہرست بناسکتے ہیں
  • آپ اسے اپنے PDA یا اپنے نقطہ نظر کے ساتھ بھی شامل کرسکتے ہیں تاکہ آپ کچھ کاموں پر فالو اپ کریں
  • آخر میں ہمارے پاس کسی بھی آفس کی ترتیب پر ایک نظر ڈالے گی جو کبھی کبھی آپ کی پیداوری میں بھی رکاوٹ بن سکتی ہے:

  • اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر چیز قریب ہے لہذا آپ کو کچھ وقت چیزیں تلاش کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔
  • اگر آپ گھر پر مبنی ہیں تو ، آپ کو ضروری نہیں ہے کہ آپ اپنے کام کی جگہ کی طرح بالکل اسی علاقے میں اپنا سامان رکھیں ، بہرحال اس سے مدد ملتی ہے جب تک کہ آپ کو کچھ سیاہی حاصل کرنے کے لئے کسی اور منزل تک مکمل گھر میں گھومنے کی ضرورت نہ ہو!
  • ایک بہترین روشنی یا لائٹنگ سسٹم میں سرمایہ کاری کریں تاکہ آپ کے پاس
  • میں بہت زیادہ روشنی ہے

  • آزمائیں اور ایک بند کمرہ بھی ترتیب دیں کہ ایک بار جب آپ اپنے دن کے اختتام تک چلے جائیں تو ، آپ داخلی راستے کو بند کردیں گے اور ساتھ ہی آپ کے ورک ڈے سے زیادہ
  • ایک دروازہ بھی خلفشار اور شور کو برقرار رکھتا ہے - آپ کو قانونی چارہ جوئی کے ساتھ ٹیلیفون پر رہنے سے کہیں زیادہ خراب چیز نہیں مل پائے گی اور ساتھ ہی آپ کا کتا پس منظر میں بھونکنا شروع کردیتا ہے ، یہ عام طور پر آپ کے ممکنہ مؤکل کو کسی کی ماہر امیج فراہم نہیں کرتا ہے۔ کاروبار!
  • اگر آپ مذکورہ بالا تمام سسٹم مرتب کرتے ہیں تو ، آپ کا دفتر بہت زیادہ نتیجہ خیز اور بہت کم دباؤ ہوسکتا ہے!