उपनाम: प्रणाली

कुछ आवश्यक प्रक्रियाएं हैं जो यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं कि आपका कार्यस्थल घड़ी की कल की तरह काम कर रहा है।क्या आप समझते हैं कि आप अपने पूरे दिन में अधिक घंटे हासिल कर सकते हैं, जिनके पास एक संगठित कार्यालय है।आइए इसे व्यक्तिगत रूप से और अपने कार्यस्थल में अलग -अलग प्रणालियों में से हर एक में दिखें।चलो अपने फोन प्रणाली पर विचार करके शुरू करते हैं:क्या आपके पास कोई है जो आपके लिए टेलीफोन का जवाब देता हैक्या आपको टेलीफोन का जवाब देने के लिए पूर्णकालिक आधार पर किसी की आवश्यकता होगी या एक अंशकालिक व्यक्ति या शायद एक वीए बेहतर होगायदि आप टेलीफोन का जवाब देने वाले व्यक्ति हैं-क्या आप वर्तमान में पूरे दिन कॉल का जवाब दे रहे हैंदिन में कितने घंटे आप वर्तमान में फोन के लिए बाहर कर रहे हैंक्या यह समय अधिक प्रभावी हो जाएगा यदि यह ग्राहकों के साथ खर्च किया गया था?यदि आप टेलीफोन पर काफी समय बिता रहे हैं, तो शायद आपको अपनी वेबसाइट पर विशिष्ट घंटे पोस्ट करना चाहिए, यदि आप ग्राहकों के साथ परामर्श करने के लिए उपलब्ध हैं और यदि आप | |आगे हम आपके ईमेल सिस्टम पर एक नज़र डालेंगे। कंपनियों के रूप में हम नियमित रूप से ईमेल का एक विशाल चयन प्राप्त करते हैं, कुछ ग्राहक, ग्राहकों, स्पैम आदि से हैं, हम अपने ईमेल के माध्यम से सही समय पर हर दिन खर्च करने में सक्षम हैं जो अनुत्पादक समय है।तो बस हम इसे कैसे बदलते हैं?आप अपने ईमेल में फ़िल्टर बना सकते हैं ताकि स्पैम सीधे एक कबाड़ फ़ोल्डर में चला जाएआप यह भी कर सकते हैं कि अन्य ईमेल के लिए आपको मिलता है-समाचार पत्र, बिलिंग, रिज्यूमे, मार्केटिंग, ब्लॉग, लेख आदिजब आप एक ईमेल प्राप्त करते हैं, तो समय निकालें और तय करें कि आप इसके बारे में क्या चाहते हैं - इसे हटा दें, इसे एक फ़ोल्डर में सही रखें, इसका उत्तर दें।दिन भर में अपने ईमेल की जाँच करें अन्यथा आप अपने आप को रुकने और फिर से काम शुरू करने की खोज करेंगे जो अनुत्पादक समयअब हम यह देखेंगे कि आपके कार्यस्थल में आपके पास कितना पेपर है। यह वह जगह है जहाँ अधिकांश अराजकता होती हैअपने बिलों को ई-बिल पर स्विच करें जहां संभव होइलेक्ट्रॉनिक रूप से चालान भेजेंव्यक्तिगत फ़ोल्डरों में अपने व्यक्तिगत कंप्यूटर पर विस्तृत जानकारी रखें और अपने कार्यालय से अधिमानतः एक और सुरक्षित रखना जारी रखें, || साप्ताहिक आधार पर अपनी कागजी कार्रवाई करें - प्रत्येक छोटे से कागज को देखें और तय करें कि इसे कैसे आगे बढ़ाया जाए - इसे बाहर फेंक दें या इसे फाइल करें। जैसे ही आप अपनी फाइलिंग से मेल खाते हैं, यह एक भयावह कार्य से कम हो जाता है।अपने दम पर फाइलें सेट करें ताकि आपके पास जो भी कागजी कार्रवाई हो, वह सही ढंग से दायर की जाती है-रंग कोडित फाइलें अच्छी तरह से काम करती हैं और|+का उपयोग करने के लिए सुपर आसान हैं। कार्यालय के लिए टेम्प्लेट सेट करें ताकि आपको हर बार एक नया चालान/फैक्स पेज विकसित करने की आवश्यकता न होयह जरूरी है कि व्यवसाय के मालिकों में किसी प्रकार के कैलेंडर प्रबंधन प्रणाली शामिल हों। आप वास्तव में सब कुछ याद नहीं कर सकते - हाँ, यहां तक ​​कि आभासी सहायक भी चीजों को भूल जाते हैं।यदि आपके पास एक सहायक है, तो इन चीजों को नियुक्तियों, महत्वपूर्ण तिथियों, बिलों का भुगतान करने के लिए एक कैलेंडर सेटअप रखें और उन्हें ईमेल रिमाइंडर भी आपके लिएया आप उन्हें एक साझा कैलेंडर बना सकते हैं ताकि आपके पास चुनने के बाद इसे देखने की क्षमता हो। आउटलुक इसके लिए आदर्श है या याहू में एक साझा कैलेंडर सिस्टम भी शामिल है।एक इन्वेंट्री बनाने से हमें हाथ में ड्यूटी को स्पॉटलाइट करने में मदद मिलती है।-|हर दिन की शुरुआत में, उस दिन को पूरा करने के लिए जो आप पसंद करेंगे उसका एक सेट बनाने के लिए समय निकालें।यदि आप पसंद करते हैं तो आप एक दिन के अंत तक एक और दिन के लिए सूची बना सकते हैंआप इसे अपने पीडीए या अपने दृष्टिकोण के साथ भी शामिल कर सकते हैं ताकि आप कुछ कार्यों पर फॉलो-अप करेंअंत में हम किसी भी कार्यालय लेआउट पर एक नज़र डालेंगे जो कभी-कभी आपकी उत्पादकता में भी बाधा डाल सकता है:सुनिश्चित करें कि सब कुछ निकट हो, इसलिए आपको कुछ समय बिताने की आवश्यकता नहीं है-कैबिनेट, आपूर्ति, प्रिंटर, ग्राहक की जानकारी, आपका फोन आदियदि आप घर आधारित हैं, तो आपको अपने कार्यस्थल के समान ही क्षेत्र में अपनी आपूर्ति की आवश्यकता नहीं है, फिर भी यह तब तक मदद करता है जब तक कि आपको कुछ स्याही प्राप्त करने के लिए पूरे घर के माध्यम से पूरी तरह से दूसरी मंजिल तक भटकने की आवश्यकता नहीं होती है!एक उत्कृष्ट प्रकाश या प्रकाश व्यवस्था में निवेश करें ताकि आपके पास|+में बहुत अधिक प्रकाश प्रवाह हो कोशिश करें और एक बंद कमरा भी है कि एक बार जब आप अपने दिन के अंत तक छोड़ देते हैं, तो आप प्रवेश द्वार को बंद कर देते हैं और साथ ही आपका कार्यदिवस| एक दरवाजा भी विचलित और शोर को बनाए रखता है - आपको मुकदमेबाजी के साथ टेलीफोन पर होने से बुरा कुछ नहीं मिलेगा और साथ ही आपका कुत्ता पृष्ठभूमि में भौंकना शुरू कर देता है, यह आम तौर पर आपके संभावित ग्राहक को किसी की विशेषज्ञ छवि प्रदान नहीं करता है व्यवसाय!यदि आप उपरोक्त सभी प्रणालियों को स्थापित करते हैं, तो आपका कार्यालय बहुत अधिक उत्पादक और बहुत कम तनावपूर्ण हो सकता है!...

अक्सर रखरखाव प्रणाली उन लाभों को नहीं देती है जो वे अपने स्वयं के दोष के माध्यम से वादा करते हैं। आप अंतर्निहित डेटा को बढ़ाने के लिए एक विधि की उम्मीद कैसे करते हैं? समाधान यह है कि आप बस नहीं कर सकते। आपको जो कुछ भी चाहिए वह मशीन में अच्छा डेटा प्राप्त करना है ताकि यह आपकी कंपनी के लिए उपयोगी जानकारी प्रदान करने के लिए प्राप्त, संसाधित और उपयोग किया जा सके।मुझे एक उदाहरण के साथ अच्छी जानकारी नहीं होने की कीमत का वर्णन करने की अनुमति दें। एक बहु-साइट निर्माता के चार स्थान होते हैं, जिनमें से तीन एक दूसरे के साथ काफी करीब हैं। प्रत्येक वेबसाइट का स्टॉक घटकों के साथ अपना स्वायत्त स्टोररूम होता है। प्रत्येक साइट पर, सभी डेटाबेस गतिविधि के लिए एक अंशकालिक कैटलॉग प्रबंधक जिम्मेदार है। चूंकि संयंत्र को संघीकृत किया जाता है और स्थिति अक्सर बदल जाती है, इसलिए कैटलॉग मैनेजर को हर महीने या दो महीने में बदल दिया जा सकता है।परिणामी स्टॉक मानक इसका प्रतिनिधित्व करते हैं: असंगत निर्माता नामकरण; खोया निर्माता भाग संख्या; प्रतीकों/संक्षिप्त नामों का असंगत उपयोग; विराम चिह्न की गलतियाँ; अपूर्ण विवरण और; डुप्लिकेट आइटम। सिस्टम वर्ड खोज असंभव के बगल में हैं और एक हिस्सा ढूंढना एक निराशाजनक, चुनौतीपूर्ण, आमतौर पर असफल मुठभेड़ है।सभी जगहों पर देखभाल करने वाले श्रमिकों ने दुकानों में विश्वास खो दिया था; प्रत्येक ने अपने स्वयं के उपयोग के लिए कहीं छिपे घटकों का एक स्टैश रखा। एक मरम्मत की नौकरी की योजना बनाने के लिए, वे पूरे सिस्टम में भागों का पता लगाने की कोशिश करेंगे, लेकिन अगर वे जो चाहें, उसे खोजने में सक्षम नहीं हैं, तो वे शिकार को छोड़ देंगे और केवल भाग को सही आदेश देंगे; एक संकट की स्थिति में, वे एक भाग का ऋण पूछने के लिए दूसरे स्थान पर कॉल कर सकते हैं। कंपनी में इन्वेंटरी मूल्य $ 80 मिलियन में सबसे ऊपर है।यह मानते हुए कि कुछ हासिल करने की आवश्यकता है, संगठन ने स्वयं सफाई करने वाले डेटा से निपटने की कोशिश की। उन्होंने उन्नीस आंतरिक लोगों के एक समूह की स्थापना की, जिसमें सभी चार साइटों के साथ -साथ दो समर्थन व्यक्तियों और एक इन्वेंट्री विशेषज्ञ से देखभाल कर्मचारियों (विद्युत, यांत्रिक, इंस्ट्रूमेंटेशन और पाइप फिटर) शामिल थे।एक साल से अधिक काम के बाद, और केवल आधे डेटाबेस को साफ करने के साथ, उन्होंने प्रयास को पुनर्जीवित करने के लिए बाहरी डेटा सफाई विशेषज्ञों में भाग लेने के लिए चुना। व्यवस्थित रूप से, प्रत्येक साइट से जानकारी को साफ किया गया था। सभी साइटों के रखरखाव कर्मचारियों के साथ संयोजन में, स्वीकार्य संज्ञा/संशोधक जोड़े के साथ उत्पाद विवरण के लिए एक विशिष्ट डिजाइन डिजाइन किया गया है; सभी स्थानों को पूरा करने के लिए विशेषताओं के आदेश पर बातचीत की गई; भाषा, प्रतीकों, संक्षिप्तीकरण और व्यावसायिक नामकरण पर सहमति व्यक्त की गई थी। पूरे डेटाबेस को फिर से काम करने में छह महीने लग गए।अच्छा डेटा होने से यह मात्रात्मक पुरस्कार लाता है। साइटों में डुप्लिकेट को 10 प्रतिशत सीमा में दिखाया गया था। 25% रेंज में साइटों पर लगातार आइटम की पहचान की गई थी। कुछ केंद्रीय गोदाम में तीन क्षेत्रीय दुकानों को विलय करने से कुल स्टॉकिंग स्तर कम हो गए और वेबसाइटों को आम महत्वपूर्ण पुर्जों को साझा करने की अनुमति दी गई। इसने पैसे की बचत में हजारों की संख्या को भी मुक्त कर दिया।आइटम खोजों ने सफलतापूर्वक भाग की जानकारी का प्रदर्शन किया, जो रखरखाव कर्मचारियों पर भरोसा कर सकते हैं। जैसे -जैसे मौलिक दुकानों में विश्वास बढ़ता गया, निजी कैश से अतिरिक्त इन्वेंट्री को वापस कर दिया गया, जिससे आगे की बचत हुई। कुल मिलाकर, पूरे व्यवसाय में, स्टॉक को 20%से अधिक कम कर दिया गया था।डेटा क्लीनअप प्रयास ने स्पष्ट रूप से कई बार खुद के लिए भुगतान किया। यह अन्य कॉर्पोरेट पहलों के लिए भी प्रेरणा बन गया। रखरखाव प्रणाली को और बेहतर बनाने के लिए व्यवसाय ने अपने आइटम-इक्विपमेंट कनेक्शन को बढ़ावा दिया। इसके अतिरिक्त, इसने उत्पाद लाइनों के साथ वस्तुओं को विलय कर दिया और वॉल्यूम छूट के लिए इसके आपूर्तिकर्ता आधार को कम कर दिया।स्पष्ट रूप से महान डेटा महान परिणाम देता है।...

जब व्यवसाय में जा रहे हैं और एक भागीदार पर ले जा रहे हैं, तो यह एक शानदार विचार है कि आप उस कंपनी के हिस्से का पता लगाने के लिए एक अनुबंध/समझौता करें जो आप प्रत्येक के लिए हैं। यह आपको प्रदर्शित करने और इस बात पर सहमत होने देता है कि आप में से प्रत्येक में एक साथ काम करते समय अपने दोनों हितों की रक्षा करने के अलावा क्या योगदान होगा।आप अब अपने आप से पूछ रहे होंगे कि कैसे एक अच्छा अनुबंध बनाता है? वैसे यह वास्तव में सरल है। पहली बात यह है कि कंपनी के हर पहलू पर स्पष्ट होना है। आप क्या कर सकते हैं स्पष्ट करना चाहते हैं:1...